راهنمای اخذ شناسه کالای تولید داخل در سامانه شناسه کالا 

شناسه کالا تولید داخل: ورود به سامانه پس از ثبت نام در سامانه جامع تجارت، میتوانید با واردکردن نام کاربری و رمز عبور خود وارد سامانه شوید. آدرس سامانه جامع تجارت www.ntsw.ir است (تصویر 1 -صفحه اصلی سامانه جامع تجارت).

اطلاعات بیشتر در خصوص نحوه ثبت نام و ورود به سامانه جامع تجارت در سند راهنمای آموزش عملیات پایه درصفحه اصلی سامانه در دسترس کاربران است.

2 – تعیین نقش

در این مرحله نیاز است تا صلاحیت (نقش) مرتبط با ثبت کالا توسط کاربر انتخاب شود. دقت داشته باشید که برای اخذ شناسه کالای تولید داخل، نیاز است صلاحیتهای تولیدی خود را بارگذاری کرده و نقش تولیدی دریافت نمایید.

2-1: نقش تاجر

پس از بارگذاری شناسه صنفی، گواهی تولید و… در سامانه جامع تجارت، دسترسی کاربر به منوی ” ثبت شناسه کالای تولیدی” در بخش عملیات شناسه کالا ایجاد خواهد شد.

2-2 : نقش صاحب برند

پس از بررسیهای صورت گرفته. در خصوص گواهی ثبت علامت تجاری در اداره. مالکیت معنوی سازمان ثبت اسناد .و املاک کشور، دسترسی کاربر به منوی “ثبت شناسه کالای تولیدی” در عملیات. شناسه کالا ایجاد خواهد شد.

•  نقش صاحب برند در خصوص کاربرانی میباشد که فقط مالک برند هستند و تولید کننده نمیباشند.

جهت کسب اطلاعات بیشتر به اسناد آموزشی بخش مستندات تجارت داخلی سامانه جامع تجارت مراجعه نمایید.
دقت فرمایید که نقش متناظر با کالای مورد نظر خود را در این مرحله انتخاب نمایید و متناسب با آن اقدام به اخذ شناسه کالا نمایید(تصویر 2 -فرم انتخاب نقش سامانه جامع تجارت).

3- ثبت کالای تولیدی

جهت اخذ شناسه کالا تولیدی، پس از ورود به سامانه و انتخاب یکی از نقشهای “صاحب برند، تاجر حقیقی، تاجر حقوقی” گزینه فهرست کالاهای تولیدی را ،» شناسه کالا « در منوی انتخاب نمایید.

پس از باز شدن صفحه، گزینه ثبت کالای جدید را انتخاب کرده و وارد فرم ثبت اطلاعات کالا شوید ( تصویر 3 -فهرست کالاهای تولیدی).

3-1 : مرجع سازنده (شرکت تولید کننده) کالاهای تولیدی

اگر کاربر تولیدکننده برای اولین بار اقدام به ثبت شناسه کالای تولیدی نماید، نیاز است فیلد “مرجع سازنده” ایجاد شود.
استاندارد سازی و ایجاد مرجع سازنده میبایست یکبار انجام شود و در دفعات بعد نیاز به انتخاب و تعریف آن از جانب کاربر نخواهد بود
(تصویر 4 -فرم مرجع سازنده تولیدی).

نام فارسی مرجع سازنده معادل نام شرکت تولیدی بوده و صحت سنجی نام و اطلاعات شرکت حقوقی با استعلام شناسه ملی حقوقی شرکت در سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به آدرس ilenc.ssaa.ir انجام میشود

(تصویر 5 – استعلام نام شرکت).

همچنین با توجه به دوزبانه بودن سامانه شناسه کالا، میبایست نام لاتین مرجع سازنده در فیلد “نام تولید کننده-انگلیسی” توسط کاربر به صورت صحیح و کامل اعلام گردد. چنانچه نام لاتین مرجع سازنده توسط کاربر به درستی اعلام نگردد، درخواست ایشان توسط ناظر رد میشود و از کاربر درخواست میشود در تماس با پشتیبانی به شماره 75492000 داخلی 5 نام لاتین صحیح را اعلام نمایند.

3-1-1: راهنمای درج نام لاتین مرجع سازنده شرکت های ایرانی:

نام لاتین مرجع سازنده(شرکت حقوقی) میبایست به صورت کاملاً انگلیسی (English ) و با حروف بزرگ درج شود و فقط کلمانی که “اسم خاص” (یک تا پنج سیلاب) میباشند میتوانند به صورت فینگلیش( Finglish ) درج شوند.
لازم به ذکر است در مواردی که در تبدیل اسامی خاص به لاتین اختلافی باشد مرجع تصمیم گیری سامانه شناسه می باشد.

مثال:

3-2 : صفحه اول : انتخاب سرفصل

با انتخاب گزینه ی ثبت کالای تولیدی در منوی سمت راست، صفحهای نمایش داده میشود که در آن گروههای کالایی مختلف وجود دارد (تصویر 6 -فرم ثبت کالای جدید، صفحه انتخاب سرفصل) . همچنین میتوانید بر اساس کد و نام سرفصل، نامه ای متناظر سرفصل، کد و شرح تعرفه، کد و شرح ISIC سرفصل کالایی مدنظر خود را جستجو و مشاهده نمایید. ( حالت پیش فرض جستجو بر اساس کد و نام سرفصل است).

3-3 : صفحه دوم : کدهای بین المللی

پس از انتخاب سرفصل کالایی، وارد مراحل تکمیل شناسنامه کالا خواهید شد. در گام اول از تکمیل شناسنامه، کدهای بین المللی کالا و تناظرات طبقه بندی از کاربر دریافت خواهد شد ( تصویر 7 -ثبت کدهای بین المللی و تناظرات طبقه بندی)

درصورتیکه از سوی کارگروه تخصصی هر گروه کالایی، الزام درج سایر کدهای تخصیص یافته به کالا برقرار شود، کاربر ملزم به واردکردن آن شناسه در این مرحله از ثبت اطلاعات کالا میشود.

از انواع شناسه های بین المللی میتوان به GTIN و VIN نام برد. درصورتیکه برای ثبت کالا الزام به ثبت این کدها نباشد یا وارد مرحله بعدی شد.

در صورت اجباری بودن » کالای فاقد شناسه « به صورت اختیاری باشد؛ میتوان با انتخاب گزینه GTIN ، قبل از انتخاب گزینه ی مناسب، امکان عبور از این فیلد به کاربر داده نمیشود.

در صورت عدم آگاهی در خصوص دریافت GTIN برای کالاهای تولید داخل میبایست از نماینده سازمان GS1 در ایران به آدرس ( GS1IR.org ) اقدام به دریافت کد GTIN متناظر کالا نمود.

مرحله دوم از فرم کدهای بین المللی، شما جایگاه کالای خود را در تناظرات بین المللی مشخص میکنید. این کار کمک میکند تناظر بین طبقه بندیهای مختلف برای کالای شما به درستی برقرار شده و جایگاه کالای شما در هر یک از طبقه بندی ها مشخص گردد.

طبقه بندی هایی که در این مرحله جهت انتخاب به کاربر نمایش داده خواهد شد، طبقه بندی HS ، ISIC و CPC خواهد بود.

با توجه به تخصصی بودن انتخاب طبقه بندی مربوط به هر کالا، در این بخش تلاش شده است با محدود کردن گزینه ها، انتخاب برای کاربر تسهیل شود و کاربر تنها بخشی از طبقه بندی هایی که به تصمیم کارگروه تخصصی مرتبط با هر کالا تشخیص داده شده است را مشاهده خواهد کرد.

در صورت عدم مشاهده طبقه بندی متناسب با کالای موردنظر خود، میتوانید به دفاتر تخصصی مربوطه مراجعه و درخواست خود را جهت اضافه نمودن طبقه بندی جدید به هر سرفصل کالایی ارائه نمایید.

صفحه سوم: فیلدهای اجباری

در دو گام بعد، عناصر (فیلدهای) توصیفی کالا به کاربر نمایش داده میشود. عناصر توصیفی در دو نوع اجباری و اختیاری است و » الزامی « (تکمیلی) هستند و در گروه ها و کالاهای مختلف، این عناصر متفاوت است. مقداردهی عناصر توصیفی اجباری مقداردهی میباشد.

مقادیر انتخاب شده از این عناصر، شناسنامه کالای توصیف شده را تشکیل » اختیاری « عناصر توصیفی تکمیلی میدهند.

به کاربر نمایش داده میشود (تصویر » فیلدهای توصیفی اجباری « در ابتدا صفحه 8 -فرم عناصر توصیفی اجباری کالا).

جهت مقداردهی هر یک از عناصر توصیفی، کاربر میتوان به دو روش استفاده از ارزش های (مقادیر) موجود یا درخواست ارزش (مقدار) جدید استفاده نماید. در ادامه نحوه مقداردهی عناصر توصیفی به تفصیل آمده است.

با انتخاب گزینه ثبت /ویرایش یک صفحه جدید باز میشود که میتوانید مقدار موردنظر را از آن لیست انتخاب کرده و پس از آن گزینه ثبت را انتخاب نمایید ( تصویر 9 -انتخاب مقدار عنصر توصیفی)

درصورتیکه قصد دارید مقداری را انتخاب کنید که در فهرست مشاهده نمیشود، با انتخاب گزینه ( ارزش موردنظر در لیست وجود ندارد)  مقدار پیشنهادی خود را به مدیریت سامانه ارسال نمایید (تصویر 10 -انتخاب گزینه ایجاد ارزش جدید).

در این حالت بایستی تا زمان بررسی مقدار پیشنهادی توسط کارشناس سیستمی صبر کنید تا در صورت تأیید به ( فهرست کالاهای تولیدی) شما اضافه شود. شناسنامه اظهارشده شما تا زمان بررسی مقادیر درخواستی جدید نهایی نشده و شناسه کالا متناظر صادر نمیشود.

در فرم درخواست ارزش جدید، میبایست شرح فارسی و لاتین مقدار مدنظر را وارد کرده و گزینه ثبت را انتخاب نمایید.

باید توجه داشته باشید که ممکن است برای یک عنصر توصیفی، چندین فرمت برای ورود اطلاعات تعریف شده باشد؛
به عنوان مثال برای واردکردن سایز چرخ در سرفصل دوچرخه غیر الکتریکی، میتوان از قالب عدد طبیعی یا قالب عدد اعشاری استفاده کرد(تصویر 11 -انتخاب قالب مناسب در زمان مقداردهی یا درخواست مقدار جدید)

3-4-1 : نام تجاری کالاهای تولیدی

از جمله اطلاعاتی که معمولا به عنوان یک فیلد اجباری از کاربر دریافت میشود، نام تجارتی (برند) کالا میباشد. در صورتی که کاربر درخواست ایجاد یک نام تجارتی جدید برای محصولات خود را دارد بایستی “گواهی ثبت علامت تجاری در مالکیت معنوی” نام تجارتی مورد نظر خود را در قسمت پیوست درخواست ارسال نماید تا توسط کارشناسان سامانه شناسه کالا بررسی و در صورت صحت آن، در سامانه اضافه گردد.

3-5 : صفحه چهارم : فیلدهای اختیاری

بعد از کامل نمودن فیلدهای اجباری با انتخاب گزینه گام بعدی به صفحه (( فیلدهای اختیاری )) وارد شوید دقت نمایید.
انتخاب این عناصر اختیاری است و شما در صورت تمایل میتوانید فیلدهای ارائه شده در این صفحه را مقداردهی و یا از تکمیل آن خودداری نموده و با انتخاب گزینه گام بعدی، از این مرحله عبور نمایید.(تصویر 12 -فرم فیلدهای اختیاری کالا)

3-6:صفحه پنجم: پیوست

با انتخاب گزینه گام بعدی، درصورتیکه کاربر بخواهد از کالای موردنظر خود مستنداتی ارائه دهد میتواند از طریق افزودن فایل این کار را انجام دهد( تصویر 13 -صفحه پیوست) . بارگذاری اسناد پیوست بر اساس تصمیمات کارگروه تخصصی هر کالا، میتواند اختیاری یا اجباری باشد.

با انتخاب گزینه افزودن فایل در صفحه پیوست، فرم انتخاب فایل پیوست نمایش داده شده و میتوانید اقدام به بارگذاری تصاویر کالا، کاتالوگ محصول یا سایر اسناد با فرمت معین نمایید. ( تصویر 14 -فرم بارگذاری اسناد Error! Reference source not found.

3-7 : تأیید نهایی اطلاعات

در مرحله آخر، پیش نمایشی از عناصر انتخاب شده به صورت شناسنامه کالا نمایش داده میشود و کاربر میتواند در صورت نیاز به اصلاح، به عقب برگشته و اطلاعات را ویرایش کند و در صورت تأیید، گزینه ثبت را انتخاب نماید.( تصویر 15 -پیش نمایش شناسنامه کالا )

3-8:صدور شناسه کالا

پس از کلیک بر روی گزینه ثبت، در صورت عدم درخواست ارزش ( مقدار)  جدید، شناسنامه اظهارشده نهایی شده و شناسه کالای متناظر شناسنامه صادر میگردد.

جهت مشاهده شناسه کالای صادرشده و شناسنامه متناظر آن، میتوان از گزینه فهرست کالاهای تولیدی به صفحه موردنظر منتقل شده و لیست شناسه کالاهای صادرشده را مشاهده نمود.

برای مشاهده و دریافت شناسنامه متناظر هر شناسه کالا، میتوان از گزینه کاتالوگ استفاده کرده و شناسنامه کالا را مشاهده کرد(تصویر 16 -شناسنامه کاتالوگ)

در شناسنامه نمایش داده شده تصویر بارکد دوبعدی شناسه کالا نمایش داده خواهد شد و میتوانید اقدام به دانلود و نصب آن بر روی کالای خودنمایید.

درصورتیکه در شناسنامه اظهارشده، درخواست مقدار جدیدی برای حداقل یکی از فیلدهای توصیفی داده شود، شناسنامه نهایی تبدیل به شناسه کالا نمیشود و باید کد درخواست دریافت شده در این مرحله را از طریق گزینه درخواستهای در گردش پیگیری نماید ( 6 – درخواستهای در گردش)

4- شناسه تکمیلی

شناسه تکمیلی، شناسهای 16 رقمی با پیششماره 13 رقمی شناسه کالای متناظر بوده و در صورت مقداردهی فیلدهای اختیاری (تکمیلی) کالا توسط کاربر تولید میشود و از همین رو به ازای هر شناسه کالا ( 13 رقمی) امکان اخذ 999 شناسه تکمیلی (از 001 تا 999 ) وجود دارد.

در حال حاضر از شناسه تکمیلی در فرآیندهای تجاری استفاده نمیشود، بااینحال اگر کسب وکاری نیاز به تعریف کدی با اطلاعاتی بیشتر از شناسه کالا داشته باشد میتواند از این قابلیت سامانه شناسه کالا در فرآیندهای داخلی خود استفاده نماید.

4-1:شناسه تکمیلی در سرفصلهای دارای شناسه بین المللی

سرفصل هایی که کاربر به صورت اختیاری یا اجباری از شناسه بین المللی در صفحه (( کدهای بین المللی )) استفاده کرده است، »

اگر در حین فرآیند کدگذاری و یا از طریق کپی درخواست در فیلد شناسه بین المللی کدی را وارد کند که از قبل در سامانه وجود داشته باشد و شناسنامه آن تکمیل شده باشد، فرم تکمیل اطلاعات و شناسنامه کالای موجود در سامانه نمایش داده میشود و کاربر میتواند اقدام به مقداردهی فیلدهای اختیاری و درنتیجه تکمیل اطلاعات شناسه 16 رقمی نماید.

قابل ذکر است اگر برای یک شناسه کالا فیلد شناسه بین المللی مقداردهی شده باشد، آن شناسه کالا فقط میتوانند یک شناسه تکمیلی داشته باشد و در مراحل بعدی فقط اطلاعات آن کامل میشود و امکان صدور شناسه کالای جدید وجود ندارد.

4-2  : شناسه تکمیلی سرفصلهای فاقد شناسه بین المللی

در این سرفصل ها اگر مقادیر انتخابی برای فیلدهای اجباری و همچنین اطلاعات طبقه بندی های HS,ISIC و CPC با اطلاعات شناسه کالایی که در سامانه وجود دارد یکسان باشد، فرم تکمیل اطلاعات با مشخصات شناسه کالای موجود در سامانه نمایش داده میشود.

چنانچه شناسه کالای تکراری تشخیص داده شده دارای شناسه تکمیلی نباشد، کاربر » تکمیل اطلاعات « با مقداردهی فرم میتواند با تکمیل اطلاعات فیلدهای اختیاری اولین شناسه تکمیلی خود را دریافت نماید.

درصورتیکه پیشازاین برای شناسه کالا، شناسه تکمیلی صادرشده باشد، کاربر میتواند اقدام به ایجاد شناسه تکمیلی جدید با مقادیر جدید برای فیلدهای اختیاری کند و یا اینکه پس از انتخاب یکی از شناسه تکمیلیهای موجود اطلاعات آن را کاملتر نماید.

4-3 : نحوه ایجاد شناسه تکمیلی

بعد از نمایش فرم اولیه تکمیل اطلاعات و انتخاب گزینه تکمیل اطلاعات/ افزودن اطلاعات ( تصویر 17 -فرم نمایش شناسه اقدام به مقداردهی فیلدهای توصیفی اختیاری نمود )تصویر » فیلدهای توصیفی تکمیلی « کالای تکراری(، میتوان با انتخاب صفحه 18 – مقداردهی فیلدهای توصیفی تکمیلی ( اختیاری) Error! Reference source not found.

5 – کپی درخواست

برای سهولت در ثبت کالا با ویژگیهای یکسان میتوان از قابلیت » کپی درخواست «  در سامانه استفاده کرد. برای این کار ابتدا  از فهرست کالاهای تولیدی، در لیست کالاهای ثبت شده خود گزینه کپی درخواست را انتخاب نمایید ( تصویر 19 -محل گزینه کپی درخواست).

پس از انتخاب این گزینه، فرم (( ثبت کالای جدید)) با مقادیر شناسه کالای انتخابشده به کاربر نمایش داده میشود.

کاربر در صفحات مختلف، تغییرات مدنظر نسبت.به شناسه کالای کپی شده را اعمال و پس از اتمام مراحل گزینه ثبت را انتخاب میکند ( تصویر 20 -فرم اطلاعات کالا در زمان کپی درخواست).

در این مرحله گامهای تشریح شده در فرآیند ثبت کالای اجرا خواهد شد.

6- درخواست های در گردش

یکی از قابلیتهای سامانه شناسه کالا امکان ذخیره درخواست شناسه کالا است. ممکن است کاربر شروع به ثبت کالایی کند و به هر دلیل مراحل را به اتمام نرساند.

این امکان وجود دارد که کاربر در هر یک از گامهای ثبت صدور شناسه کالا، از گزینه ذخیره استفاده کند ( تصویر 21 -گزینه ذخیره جهت ایجاد درخواست).

در این لحظه به اطلاعات ثبت شده کاربر یک شماره درخواست تخصیص داده میشود و پیغامی مبنی بر ذخیره درخواست و شماره درخواست به کاربر نمایش داده میشود ( تصویر 22 -ذخیره درخواست و نمایش شماره درخواست تخصیص داده شده).

جهت مشاهده لیست درخواست های موجود، میبایست از گزینه درخواست های در گردش استفاده شود ( تصویر 23 -صفحه درخواست های در گردش).

در این صفحه با انتخاب گزینه ادامه فرایند به ازای هر درخواست، میتوان اقدام به تکمیل اطلاعات و در انتها با انتخاب گزینه ثبت و ارسال شناسه کالای جدید اخذ نمود

(تصویر 24 -تکمیل اطلاعات درخواست و ثبت اطلاعات Error! Reference source not found.

7- دلایل عدم تبدیل درخواست به شناسه کالا

به دلایل زیر، فرآیند صدور شناسه کالا یا تکمیل اطلاعات یک درخواست منجر به شناسه کالا نمیشود:

• درخواست ارزش ( مقدار) جدید برای یکی از فیلدهای توصیفی توسط کاربر:

در این حالت، درخواست کاربر در وضعیت در حال نظارت قرار دارد و توسط کارشناسان سامانه شناسه کالا بررسی میشود. پس از انجام بررسی های لازم، پاسخ مناسب در فرم درخواستهای در گردش به کاربر نمایش داده میشود.

• کارشناسی اطلاعات کالای اظهار شده:

به درخواست کارگروه تخصصی، اخذ شناسه کالا در برخی از سرفصل های کالایی نیازمند نظارت شناسنامه اظهارشده کاربر است و علاوه بر درخواست مقدار جدید توسط کاربر، همه اطلاعات شناسنامه کالای معرفی شده توسط کارشناسان سامانه شناسه کالا بررسی میشود.

تا اتمام نظارت کالای معرفی شده، درخواست کاربر در وضعیت در حال نظارت قرار دارد.

• عدم تکمیل درخواست:

کاربر به جهت عدم وجود اطلاعات دقیق و کافی جهت تکمیل فرآیند ثبت کالا یا به دلایل دیگر، ادامه ثبت کالا را به زمان دیگری موکول کرده و درخواست خود را در آن مرحله ذخیره کند .

در این حالت وضعیت درخواست کاربر ارسال نشده است.

در منوی درخواست های در گردش با جستجوی شماره درخواست، تاریخ درخواست ( بازهی تاریخی ارسال درخواست)، قلم کالا و یا وضعیت درخواست میتوان درخواست موردنظر را یافت و از وضعیت آن (رد، در جریان، در حال نظارت، ارسال نشده) مطلع شد (تصویر 25 -وضعیت درخواستها).

8- وضعیت های مختلف درخواست

• در حال نظارت: درخواست کاربر توسط کارشناسان سامانه شناسه کالا در حال بررسی میباشد.
• رد: درخواست کاربر به علت انتخاب اشتباه گروه کالایی، سرفصل، یا به دلایل دیگر، توسط کارشناسان سامانه شناسه کالارد شده است. در این وضعیت کاربر بایستی درخواست را حذف نماید و یک درخواست جدید با اطلاعات صحیح ثبت نماید.
• در جریان: درخواست کاربر توسط کارشناسان سامانه شناسه کالا بررسیشده است و به سمت کاربر برگشت دادهشده
  است.
• ارسال نشده: کاربر ادامه ثبت کالا را به زمان دیگری موکول کرده است و ثبت کالای خود را در آن مرحله ذخیره کرده  است.

9- جستجو کالا

بسترهای مختلفی جهت استعلام و جستجوی شناسه کالا تعبیهشده است که در ادامه به برخی از آنها اشاره میشود.

9-1: فرم جستجوی کالا در عملیات شناسه کالا

کاربران میتوانند با انتخاب گزینه جستجوی کالا در منو عملیات شناسه کالا، از قابلیتهای بخش جستجوی شناسه کالا استفاده نمایند.

جستجوی کالا در این بخش میتواند به صورت تخصصی و در تبهای جداگانه بر اساس شناسه های بین المللی کالا، شرح کالا، شناسه داخلی کالا، تناظرات بین المللی و برخی موارد دیگر انجام گیرد

( تصویر 26 -صفحه جستجوی شناسه کالا).

9-2 : استعلام اطلاعات خلاصه شناسه کالا از صفحه اصلی سامانه جامع تجارت

این امکان برای. مراجعه کنندگان به سامانه جامع تجارت. فراهم شده است تا بدون ثبت نام. و ورود به حساب کاربری، اقدام به استعلام شناسه کالا نمایند.

کاربران میتوانند در. صفحه اصلی سامانه جامع تجارت، از بخش استعلامات، گزینه استعلام. را انتخاب کنند و در صفحه نمایش داده شده اقدام به استعلام شناسه. کالا بر اساس شناسه داخلی کالا (شناسه کالا) و شناسه بین المللی GTIN نمایند (تصویر 27 – استعلام اطلاعات خلاصه شناسه کالا).