راهنمای استفاده از فرم درخواست حمل کالا در سامانه جامع تجارت

بخش اول – ثبت نام

با مراجعه به آدرس www.ntsw.ir از منوی بالای صفحه (مطابق شکل ۱ ) ثبت نام را انتخاب کنید.

سپس در صفحه ثبت نام با تکمیل فیل دها و فشردن کلید (( ذخیره اطلاعات و ادامه )) در سامانه ثبت نام نمایید.

در صورت صحیح بودن اطلاعات هویتی پیامک کد اعتبارسنجی برای تلفن همراه ارسال خواهد شد، کد دریافت شده را در قسمت مشخص شده وارد نمایید و بر روی دکمه “تکمیل ثبت نام” کلیک نمایید.

پس از تکمیل عملیات ثبت نام، از منوی بالای صفحه ورود را انتخاب کنید.

سپس در صفحه ورود به سیستم با تکمیل فیلدهای “نام کاربری (کدملی )”، “کلمه عبور” و “تصویر امنیتی” و فشردن کلید “ورود” وارد سامانه شوید.

پس از ورود به سامانه، مطابق شکل ۶ ، از منوی سمت راست پس از کلیک روی “عملیات پایه” ، گزینه “معرفی شرکت” را انتخاب نمایید.

پس از انتخاب گزینه “معرفی شرکت” مطابق شکل ۶ ، فرم اطلاعات شرکت را تکمیل نمایید.

در این قسمت میبایست شرکتی را که مدیرعامل آن هستید ( مدیرعامل میبایست پیش از این در سامانه ثبت نام نموده باشد و با حساب کاربری خود وارد سیستم شود)، معرفی نمایید. پس از تکمیل اطلاعات سامانه، با استعلام سیستمی و برخط، تطبیق یا عدم تطبیق اطلاعات وارد شده شرکت و مدیرعامل آن را با اطلاعات سازمان ثبت شرکتها انجام میدهد. در صورت تطبیق اطلاعات، سیستم نقش مربوطه( پایه حقوقی) را به نقش های جاری کاربر اضافه می نماید.

بخش دوم – دریافت نقش تجاری

پس از ورود به سامانه در صفحه تعیین نقش با انتخاب یکی از نقش های “پایه حقیقی ” و یا “پایه حقوقی ” وارد سامانه شوید.

نکته: نقش پایه حقوقی هنگامی برای شما قابل مشاهده خواهد بو د که در سامانه جامع تجارت ایران اقدام به معرفی شرکت ( مطابق راهنمای معرفی شرکت) نموده باشید.

۹)در صفحه بارگذاری صلاحیتها، زبانه استعلام تاجر داخلی را انتخاب کنید. با انتخاب کلید “فعالیت تجاری جدید” اقدام به ثبت واحد تجاری نمایید.

۱۰) بر روی “فعالیت تجاری جدید” کلیک نمایید.

۱۱) در صفحه “معرفی نقش تاجر داخلی” اطلاعات واحد تجاری خود را تکمیل نموده و در صورت داشتن مجوز تجاری به توضیحات بند ۱۳ مراجعه نمایید؛ در غیر این صورت بر روی ثبت اطلاعات کلیک نمایید (شکل ۴ ) . ( در صورت صحت اطلاعات وارد شده، نام واحد فعالیت تجاری مربوطه به لیست نقشهای نام کاربری شما افزوده خواهد شد).

نام واحد فعالیت تجاری؛ این فیلد نشاندهنده عنوان کسب و کار شما بوده و ثبت مبادلات تجاری شما در سامانه جامع تجارت بر مبنای این نام صورت خواهد گرفت. به این ترتیب پس از ثبت اطلاعات، نام واحد فعالیت تجار ی به لیست نقشهای نام کاربری شما افزوده خواهد شد.
نوع فعالیت: کاربر می بایست مطابق با توضیحات ذیل نسبت به تکمیل این بخش اقدام نماید: کد پستی محل فعالیت؛ این فیلد نشان دهنده محل اصلی فعالیت کسب و کار شما میباشد. لازم به ذکر است در صورتی که د ر چند محل مختلف به فعالیت تجاری مبادرت دارید، میتوانید چند نقش تجاری به ازای محلهای فعالیت خود ثبت نمایی د. توجه داشته باشید محل فعالیت لزوما به معنای محل ذخیره- سازی کالا نمیباشد. به عنوان نمونه یک شرکت را در نظر بگیرید که محل اصلی فعالیت آن در تهران است و دفتری در اصفهان دارد. همچنین کالاهای خود را در ۵ انبار در نقاط مختلف نگهداری میکند.
این شرکت میتواند محل تهران را به عنوان محل فعالیت معرفی نم وده و نقش تجاری ایجاد کند و لازم نیست محلهای ذخیرهسازی کالاها را به عنوان محل فعالیت معرفی نماید. همچنین این شرکت میتواند برای دفتر اصفهان نقش جداگانهای ثبت نماید .

۱۲) سپس با کلیک بر روی “افزودن مجوزهای فعالیتی” میتوانید اقدام به استعلام مجوز خود نمایید ( شکل ۴ )
13 ) در پنجره “افزودن مجوزهای فعالیتی” ، نوع مجوز عرضه کننده صنفی را انتخاب نموده و پس از وارد نمودن شماره صنفی، بر روی کلید “استعلام و ثبت” کلیک نمایید ( شکل ۵)  ( در صورت صحت اطلاعات و استعلام موفق، مجوز مورد نظر به نقش تجاری شما افزوده می شود).

بخش سوم – ثبت انبار

۱) پس از ورود به سامانه جامع تجارت و انتخاب یکی از نقش های تجارت داخلی خود، میتوانید از زیر منوی “مدیریت واحدهای انبار”، از منوی “عملیات لجستیک داخلی” انبارهایی که قبلا در سامانه انبارها ثبت شده اند را مشاهده نمایید. با کلیک بروی دکمه “به رو زرسانی” لیست انبارهای شما از سامانه انبارها فراخوانی شده و به روز می شوند. در لیست نمایش داده شده می توانید نام انبار، کد پستی، آدرس و بهره بردار بودن یا نبودن آ نرا مشاهده نمایید. (شکل ۱)

در صورتیکه نام انبار جز ء مکانهای نمایش داده شده در لیست شما نباشد، میتوانید با انتخاب گزینه “افزودن انبار جدید” مکان انبارش خود را اضافه کنید. به این ترتیب مطابق شکل ۲، نام انبار تولیدی و کدپستی آن را استعلام و ثبت نمایید.

با استفاده از گزینه “معرفی و ثبت انبار جدید” می توانید اقدام به ثبت انبار جدید در سامانه انبارها نمایید(شکل ۳ ) . در این قسمت لازم است پس از تکمیل همه موارد خواسته شده، با استفاده از دکمه ثبت اقدام به ثبت انبار جدید در سامانه انبارها نمایید. در صورت صحیح بودن اطلاعات وارده، مکان انبارش به لیست انبارهای شما افزده می شود.

۴) با استفاده از گزینه ” افزودن به لیست انبارها” می توانید انبار انتخابی را به لیست انبارهای خو د اضافه نمایید.
نکته: با استفاده از دکمه حذف از لیست، انبار فقط از لیست انبارهای تجارت داخلی حذف شده و از سامانه انبارها حذف نمی شود .

نکته : در انبار های خصوصی امکان یکسان سازی موجودی کالا ، در سامانه جامع انبار و سامانه جامع تجارت با استفاده از دکمه “مشاهده موجودی” در فرم “مدیریت واحدهای انبار” و سپس انتخاب دکمه “اصلاح موجودی” فراهم شده است. (شکل ۴)

بخش چهارم – فرم درخواست حمل کالا

این فرم برای ثبت، مدیریت و پیگیری درخواستهای حمل کالا استفاده میشود . کاربر میتواند درخواست جدید ثبت کند، سوابق قبلی را ببیند، وضعیت را پیگیری کند و در صورت نیاز اطلاعات را اصلاح یا درخواست را ابطال کند .

عملیات های موجود در فرم

۱.ثبت درخواست جدید

با کلیک روی این دکمه میتوانید یک درخواست حمل جدید ثبت کنی د .
2 . ثبت درخواست از طریق فایل اکسل
امکان ثبت همزمان چندین درخواست حمل با وضعیت ثبت اولیه از طریق فایل اکسل وجود دارد . درخواست های ثبت شده از طریق فایل اکسل با وضعیت ثبت اول یه در جدول درخواست های حمل نمایش داده خواهند شد.
3. جستجو و فیلتر درخواستها
برای پیدا کردن درخواست موردنظر، از قسمت جستجو استفاده کنید . فیلترهای موجود :
4 . وضعیت
انتخاب وضعیت مانند: ثبت اولیه، تأیید شده، ابطال شده و …

۵. از تاریخ / تا تاریخ

با استفاده از این فیلتر اسناد ثبت سده در بازه زمانی انتخاب شده نمایش داده خواهند شد.
6 . شناسه درخواست حمل
با استفاده از این فیلتر، امکان جست و جوی مستقیم درخواست حمل مورد نظر وجود خواهد داشت.

جدول درخواست حمل

در این جدول تمام درخواست حمل های ثبت شده توسط کاربر نمایش داده میشود .

عملیات روی هر درخواست

در ستون “عملیات”، بسته به وضعیت درخواست، دکم ههای زیر را مشاهده میکنید :

۱) ثبت نهایی:

ا انتخاب این عملیات وضعیت درخواست حمل به وضعیت “تایید شده” تغییر خواهد کرد .

۲) ارسال به درگاه ملی بار

این عملیات امکان انتقا ل و اتصال مستقیم به سامانه درگاه ملی بار را برای کاربر ایجاد میکند.

۳) ثبت اولیه

تمامی درخواست های ثبت شده با هر رو ش ) مستقیم و یا اکسل( با این وضعیت نمایش داده خواهند شد.

۴) ابطال

با استفاده از این عملیات امکان لغو و ابطال برای درخواست حمل مورد نظر وجود دارد.

۵) ویرایش

با استفاده از این عملیات میتوان درخواست های ثبت شده را ویرایش و اصلاح نمود .

نکات مهم برای کاربران

a. فقط درخواستهایی که در وضعیت ثبت اولیه هستند، قابل ویرایش میباشند .
b. بعد از ارسال درخواست به درگاه ملی بار، امکان اصلاح اطلاعات وجود ندارد .
c. برای یافتن سریع درخواستها، حتماً از فیلترها استفاده کنی د .
d. در شرح درخواست، توضیح کامل و دقیق وارد کنید .
e. قبل از ابطال درخواست، مطمئن شوید که این درخواست وارد فرایند حمل نشده است .

بخش پنجم – فرم ثبت درخواست حمل جدید

این فرم برای ثبت درخواست حمل کالا توسط کاربر استفاده میشود.

بخش فرستنده

این بخش مربوط به شخص یا سازمانی است که کالا را ارسال میکند .

مراحل تکمیل :

۱. انتخاب نوع شخصیت (حقیقی / حقوقی )
o حقیقی : فرد عادی ( شخص فروشنده و یا ارسال کننده کالا)
oحقوقی : شرکت یا سازمان فرستنده کالا هستم ( اختیاری)
o اگر فرم توسط خود فرستنده تکمیل میشود، این گزینه را فعال کنید .
o با فعالکردن این گزینه، در صورتی کاربر قبلا در سامانه عضو و نقش داشته باشد، فیلدها به طور خودکار از سوابق نقش جاری تکمیل میشود .

ورود اطلاعات هویتی

o حقیقی: کد ملی، نام، نام خانوادگی
o حقوقی : شناسه ملی، نام شرکت، شماره تماس
۱ . دکمه جستجو ( آیکون ذره بین )

با وارد کردن کد ملی/شناسه ملی و زدن جستجو، بررسی عضو بودن کاربر در سامانه بررسی و در صورت عضویت، اطلاعات به صورت خودکار نمایش داده میشود .
توجه : در صورتی که کاربر عضور سامانه نباشد تمامی فیلد ها باید بصورت دستی تکمیل شوند.

نکته مهم

شماره تماس باید مربوط به فردی باشد که به عنوان فرستنده تعریف شده است .

بخش گیرنده:

این قسمت مربوط به فرد یا شرکتی است که کالا به او تحویل داده م یشود .

نحوه تکمیل :

• مشابه بخش فرستنده
• شماره موبایل فرد باید برای گیرنده و پاسخگو در مقصد ثبت شود

بخش مبدأ (محل بارگیری )

در این بخش آدرس دقیق محل بارگیری وارد میشود .
فیلدها :
• نقش تجاری : در صورت انتخاب این فیلد اطلاعات کدپستی اعلام شده در زمان ثبت نام در سامانه ( نقش جاری) بصورت خودکار تعریف م یشود.
• کد پستی:
با انتخاب این فیلد و تکمیل کدپستی اطلاعات کدپستی از سامانه جامع انبار ها استعلام و در صورتی که انبار قبلا تعریف شده باشد، اطلاعات بصورت خودکار تکمیل م یشود؛ در غیر این صورت پیام مرتبط نمایش داده خواهد شد.
ورود صحیح کد پستی باعث تسهیل مسیریابی میشود

بخش مقصد (محل تخلیه )

اطلاعات محل تحویل کالا وارد میشود .

تکمیل اطلاعات این بخش نیز مشابه اطلاعات مبدا تکمیل میشود.

موارد قابل ثبت :
• نقش تجاری (خریدار، انبار مقصد و… )
• کد پستی
• آدرس کامل و دقیق

بخش ملاحظات / توضیحات

در این بخش نکات تکمیلی مرتبط با حمل درج میشود .
چه مواردی باید در این بخش نوشته شود ؟
• شرایط خاص بار (شکستنی، قابل اشتعال، نیازمند مراقبت)
• شرایط زمانبندی بارگیری یا تخلی ه
• محدودیتهای ورود کامیون
• نیاز به تجهیزات خاص (لیفتراک، جرثقیل و… )
• هماهنگیهای لازم با واحدهای دیگر
• شماره تماس ثانویه یا شخص جایگزین

بخش ششم – ثبت کالای درخواست حمل (فرم ثبت کالای جدید)

در این قسمت مشخصات دقیق اقلامی که باید حمل شوند ثبت میشود.

مراحل ثبت کالا :

۱ . روی افزودن کالا کلیک کنید .
فیلدهای زیر را وارد کنید :
o شناسه کالا
oشرح کالا
مانند: میلگرد ۱۲ شاخه ۱۲ متری، رول ورق گالوانیزه، پالت برنج و …
oواحد انداز هگیری )کیلوگرم، تن، بسته، پالت و ….(
oوز ن
oتعداد / مقدا ر
oتوضیحات( در صورت نیاز)
2 . کالا بعد از ثبت، در جدول پایین و بصورت ردیفی نمایش داده م یشود .
3 . در صورت وجود بیش از یک ردیف کالا با استفاده از عملیات “ثبت و بعدی” میتوان بدون بستن فرم اطلاعات کالای جدید را ثبت کرد.

❖ نکته های مهم :

• وزنها دقیق و واقعی وارد شود .
• اگر کالا چند نوع دارد، هر نوع را جدا ثبت کنید .
• محدودیتی در ثبت تعداد ردیف وجود ندارد .
• امکان “ویرایش” و “حذف” هر ردیف از کالاهای ثبت شده وجود دارد .

بخش هفتم – فرم جزئیات درخواست حمل کالا

پس از ثبت درخواست حمل، کاربر وارد صفحه ای میشود که شامل اطلاعات کامل درخواست ثبت شده به همراه سوابق پرونده حمل بوده که این فرم به کاربراین امکان را می دهد تا سوابق درخواست را بررسی، پیگیری و مستندات مرتبط را مشاهده کنید .

اطلاعات اصلی

این بخش شامل اطلاعات کلی درخواست حمل ثبت شده میباشد .

۱ . لیست کالا

در این تب، تمام اقلام کالاهای ثب تشده در درخواست حمل نمایش داده میشود .
•جدول مشخصات کالا
•ردیفها و اطلاعات ثب تشده
•تعداد، وزن، توضیحا ت
کاربرد :
•بررسی نهایی محتویات درخواست
•مشاهده جزئیات پس از ثبت
•کنترل وزن و تعداد جهت هماهنگی با حمل

۲. ضوابط درخواست حمل

این بخش شامل قوانین، مقررات و الزامات مربوط به حمل کالا است .
مواردی که معمولاً در این بخش نمایش داده م یشود :
•محدودیتهای بارگیری و قوانین مربوطه در صورت وجود
•شرایط خاص شرکت حم لونقل
•مواردی که رعایت آ نها برای حمل کالای درخواست الزامی است.
3 . کاربرد :
این تب کمک م یکند فرستنده و گیرنده از استانداردها و محدودی تهای قانونی مطلع باشن د .
4 . اسناد حمل
در این بخش اسناد رسمی مرتبط با حمل قرار میگیرد .
شامل موارد زیر :
•بارنامه به همراه جزئیات سند حمل
•حواله حمل ( معرفی نامه راهداری) به همراه جزئیات
5 . اسناد انبار
اگر برای درخواست حمل مربوطه در زمان خروج از انبار و یا ورود کالا به انبار مقصد سند حواله یا رسید ثبت شده باشد اطلاعات مربوط به اسناد انبار در این تب نمایش داده خواهند شد .

کاربرد :
برای هماهنگی بین سامانه جامع انبار، حم لونق ل، سازمان راهداری و واحدهای دیگر بسیار حیاتی است .
6 . سوابق درخواست
این تب برای پیگیری وضعیت درخواست استفاده میشود و شامل گزارش کامل گردش و تغییرات درخواست است .

شامل :
• تاریخ و ساعت هر تغییر
• فرد یا واحد انجام دهنده
• عملیات انجام شده ( ثبت، ویرایش، تأیید، ارسال، لغو و…)
•وضعیت فعلی درخواست
❖ نکات بسیار مهم برای جلوگیری از خطا
• همه فیلدهای دارای ستاره قرمز الزامی هستند .
•اطلاعات فرستنده و گیرنده باید کاملاً واقعی و قابل تماس باشد .
•آدرسها باید کامل و استاندارد باشند .
•وزن و تعداد کالا در صحت محاسبات کرایه و ظرفیت خودرو مؤثر است—با دقت وارد شود .
•هر تغییری در نوع یا مقدار کالا باید قبل از ثبت نهایی اصلاح شود .