پاسخ به سوالات خریدار خارجی

وزارت صمت اعلام کرد : اکثر بازرگانان با تجربه به مرور زمان به این هنر دست یافته اند که بتوانند شرایط را به نفع خود تغییر دهند.  این مطلب به نحوه پاسخ به سوالات خریدار خارجی و چالش هایی می پردازیم که اغلب فروشندگان با آن مواجه می شوند و سعی می کنیم برای هریک از آنها پاسخی مناسب بیابیم.

  مطلب قصد داریم در مورد نحوه‌ برخورد با مشتری‌ و چگونگی گفتگو با آن‌ها صحبت کنیم. در این نوشتار خواهید آموخت که چگونه می‌توان با یک مکالمه‌ی مفید، بهترین نتیجه را در کسب‌ و‌ کار گرفت.

بسیاری از صادرکنندگان موفق، کار خود را با پاسخ به سوالات یا استعلام یک شرکت یا مشتری خارجی شروع کردند. بسیاری از شرکت ها چنین درخواست هایی را به صورت سالانه دریافت می‌کنند، اما اغلب آنها تبدیل به صادرکنندگان موفقی نمی‌شوند.

صادر کنندگان موفق، به طور معمول تدوین سازوکاری را که به وسیله آن به صورت مناسبی به استعلام ها پاسخ دهند، در میان مشتریان خارجی به تحقیق و جست و جو بپردازند، بین فروش بومی و صادرات خارجی تفاوت قائل شوند و با شرکای خود تعامل مثبت برقرار کنند را در اولویت قرار می‌دهند.

اغلب (و نه همه)  استعلام هایی که به صورت نامه، فکس یا ایمیل از کشورهای خارجی به دست شما می‌رسند به زبان انگلیسی هستند. برای کمک در ترجمه نامه‌ای که به زبان خارجی به دستتان می‌رسد می‌توانید از شرکت هایی که خدمات ترجمه ارائه می‌دهند استفاده کنید.

دانشگاه ها و دانشکده ها نیز از جمله منابع عالی برای خدمات ترجمه هستند. اکثر شهرهای بزرگ نیز دارای کانون مترجمان هستند که با مبلغی نه چندان بالا می‌توانید به صورت موقت از آنها استفاده کنید؛ همچنین سایتهای بسیاری در فضای وب وجود دارند که می‌توانید از آنها کمک بگیرید.

نرم افزارهای ترجمه نیز وجود دارند که با استفاده از آنها می‌توانید تا حدی از مطالب نامه آگاه شوید، اما نباید فرض کنید برای کارهای ترجمه مخصوصا در فضای تجاری و کسب و کار کاملا دقیق هستند.

یک شرکت خارجی، معمولا در استعلام های خود به دنبال توضیح دقیق محصول، اطلاعات و قیمت می‌باشد. برخی استعلام ها هم به صورت مستقیم از مشتری هدف به دست شما می‌رسد، که با سوالات مطرح شده توسط توزیع کنندگان و نمایندگانی که قصد دارند خودشان در بازار محصولات شما را به فروش برسانند متفاوت می‌باشد.

تعداد کمی از شرکت های خارجی نیز، که از قبل با محصولات شما آشنایی دارند ممکن است قصد داشته باشند فوراً سفارش خرید ارسال کنند.

فارغ از نوع و هدف استعلام خارجی، شرکت شما باید برنامه ای مدون برای پاسخ به آن تدوین کند. در اینجا ما به پاره ای از مواردی که باید به آنها توجه کنید اشاره می‌کنیم:

• در استعلام هایی که به دستتان می‌رسد، انتظار وجود خطاهای دستوری و رسم الخطی را داشته باشید؛ ممکن است زبان انگلیسی زبان دوم نویسنده نامه باشد.
• پاسخ استعلام را هر چه سریع تر، به طور کامل و شفاف ارسال کنید. این طبیعی است که طرف مکاتبه، پیش از انجام معامله بخواهد چیزهایی را در مورد شرکت شما بداند. جواب شما باید یک پاسخ مختصر اما کافی و نشان دهنده این باشد، که شرکت شما یک تامین کننده قابل اعتماد است.

می‌توانید این کار را با ارجاعات بانکی یا دیگر منابعی که نشانگر اعتماد هستند انجام دهید. سیاست های شرکت شما در حوزه صادرات باید به طور شفاف عنوان شود، علاوه بر آن قیمت و هزینه ها، شرایط ارسال. ممکن است بخواهید با یک صورت حساب حرفه ای نیز به این گونه استعلام ها پاسخ دهید.

• خدمات و محصولات خود را در پیوست پاسخ نامه خود ارسال کنید.
• اگر شرکت مقابل نیاز به یک ضرب الاجل یا ددلاین دارد، می‌توانید این اطلاعات را با استفاده از ایمیل یا در صورت ترجیح با فکس ارسال کنید. برخلاف ارتباط تلفنی، این روشها می‌تواند با وجود تفاوت در موقعیت های جغرافیایی یا زبانی به صورت موثر مورد استفاده قرار گیرد.
• استعلام های خارجی را به صورت آرشیو ضبط و حفظ کنید. همانطور که کسب و کار صادرات شما گسترده تر شده و رشد می‌کند، این آرشیو می‌تواند نگرش خوبی در شما ایجاد کند. ضمن اینکه اگر یک شرکت واسطه کار ارسال را برای شما انجام می‌دهد، می‌تواند از این اطلاعات استفاده کند.

متاسفانه، شرکت‌ها در بسیاری از موارد بدون تحلیل کامل و جدی به این درخواست‌ها یا استعلام‌ها پاسخ می‌دهند؛ این موضوع می‌تواند منجر به بروز مشکلات بسیاری در ادامه مسیر همکاری یا معامله گردد، مخصوصاً چنانچه درخواست استعلام نشان دهنده پتانسیل یک فروش صادراتی از سمت درخواست کننده باشد.

صادر کنندگان موفق دارای ساز و کار مشخصی برای پاسخ به این درخواست‌ها هستند تا به یک معامله تجاری موفق منتهی شود. (این شامل دریافت پول نیز می‌شود)

پیش از آنکه به یک استعلام فروش پاسخ دهید، دنبال کردن این ۱۵ گام می‌تواند به شما کمک کند تا از حصول درآمد ناشی از صادراتتان اطمینان حاصل کنید:

گام یکم :

جزئیات استعلام را با دقت مطالعه و درک کنید تا کاملا متوجه شوید چه مواردی از شما خواسته شده و چگونه می‌توانید آنها را برآورده کنید.

گام دوم :

مطمئن شوید که درخواست استعلام از سمت شرکت ها یا سازمان هایی ارسال نشده باشد که معامله با آنها محدودیت یا ممنوعیت تجاری یا سیاسی به همراه داشته باشد. همچنین بررسی کنید که آیا آن شخص حقوقی یا حقیقی توان مالی خرید محصولات شما را دارد یا خیر.

گام سوم :

از استعلام گیرنده به خاطر درخواستش تشکر کنید.

گام چهارم :

درباره شرکت خود با یک اظهار نظر مثبت صحبت کنید، کیفیت محصولات یا خدماتتان و اعتبارتان به عنوان تامین کننده ارجح در نظر مشتریان سابقتان.

گام پنجم :

در اسرع وقت و در کوتاهترین زمان ممکن، پاسخ استعلام را بدهید. اگر برای کسب اطلاعات فنی از تیم مهندسی، طراحی یا دپارتمان توسعه محصول تان به زمان نیاز دارید، ابتدا در پاسخ کوتاهی اعلام کنید که جواب نهایی با فاصله کوتاهی و پس از مشورت با متخصصین تان اعلام خواهد شد.

گام ششم :

خریدار را از نوع و مقدار کالاهایی که قرار است ارسال کنید مطلع سازید. ارزش آنها و مشخصات و ویژگی های مهم آنان مانند وزن، ابعاد و جزئیات مشابه.

گام هفتم :

از اصطلاحات و عبارات خاص صنعت یا صنف خود استفاده نکنید، چرا که احتمالا تنها برای فعالان این حوزه قابل درک است. به خاطر داشته باشید، افرادی که با اصطلاحات تخصصی یک صنف مانند حمل و نقل، حامل‌ها و صرافی ها آشنایی ندارند، ممکن است آنها را درک نکنند یا از آن برداشت اشتباهی کنند

گام هشتم :

در پیشنهاد خود، اطلاعات و جزئیات کافی ارائه دهید، تا تمام طرف هایی که به نحوی درگیر معامله هستند، بتوانند از آن بهره ببرند. این موضوع به دپارتمان خرید، دپارتمان فنی، بانکداری و صرافی و حمل و نقل مشتری بالقوه شما، مسئولان دولتی و حکومتی (ماموران و ناظران صادرات/ واردات و . . .) و ارسال کنندگان اشاره می‌کند.

گام نهم :

پیشنهاد خود را طوری تنظیم کنید، که شرکتتان در مناسب ترین شرایط برای ادامه مذاکرات قرار گیرد.

گام دهم :

اطلاعاتی مهیا کنید، که باعث شود مشتریان خارجی تان به شما اعتماد کنند. جزئیات کافی در مورد محصولات و سرویس هایتان در اختیار آنها بگذارید.

گام یازدهم :

هرگونه محدودیت زمانی در پیشنهادتان را به وضوح اعلام، می‌توانید از عباراتی مانند:

“قیمت و شرایط مندرج در این پیشنهاد، به مدت ۶۰ روز پس از ارائه آن معتبر می‌باشد.”

البته بدون شک شمار واقعی روزها به کسب و کار و صنعت خاصی که در آن مشغول هستید بستگی دارد.

گام دوازدهم :

تمام هزینه های جانبی را در قسمتی جدا از قیمت کالای اصلی لیست کنید.

این هزینه ها را با ترکیب کردن، تبدیل به یک قیمت کلی و نهایی نکنید. اگر این کار را انجام دهید، ممکن است قیمت اعلام شده توان رقابت در بازار را نداشته باشد، یا در جایگاه مذاکره با مشتری دچار افت شوید.

گام سیزدهم :

انطباق با قوانین، از جمله بیانیه کنترل مقصد (destination control statement). برای مثال از ۱۵ نوامبر ۲۰۱۶، فارغ از اینکه محصول صادرکنندگان امریکایی در حوزه دپارتمان تجاری قرار گیرد یا دپارتمان ایالتی بیانیه کنترل مقصد جدیدی لازم الاجراست. اطلاع از آخرین قوانین و انطباق با آنها برای تمام فعالان در حوزه صادرات ضروری است.

گام چهاردهم :

برای اعتبار بخشی به پیشنهادتان، خودتان شخصا آن را امضا کرده و از عنوان مناسب و درخور استفاده کنید.

گام پانزدهم :

اگر پیشنهاد فروش یا پیش فاکتور را به مشتری احتمالی خود ایمیل می‌کنید، تصمیم بگیرید که آیا به یک نسخه سخت نیز(Hard copy) در سریرگ خود نیاز دارید یا خیر. اگر نیاز دارید، آن را بی درنگ توسط پست هوایی ارسال کنید.