مدیریت درخواست‌های فروش

سرنخ‌های فروش‌های بین‌المللی که منجر به کسب‌وکارهای صادراتی خوبی می‌شود، به طرق مختلفی به دست می‌آیند. شما ممکن است درخواست‌هایی را از طریق وب‌سایت خود دریافت یا درنتیجه شرکت در نمایشگاه‌های مربوط به تجارت در خارج از کشور و یا ممکن است این درخواست‌ها را از طریق شبکه‌های ارتباطی خود دریافت کنید.

فعالیت‌های آماده‌سازی صادراتی شما اغلب چیزی است که شما را در موقعیت دریافت درخواست‌های فروش قرار می‌دهد و می‌تواند منجر به کسب‌وکار صادراتی مداوم و ارزشمندی بشود.

هر درخواست تجاری در خارج از کشور یک سفارش صادراتی احتمالی است و باید با جدیت با آن برخورد کرد. توانایی شما در تبدیل این درخواست‌ها به یک کسب‌وکار حقیقی، بستگی به نحوه برخورد شما با آن درخواست دارد. توجه داشته باشید که همین درخواست ممکن است برای رقبای شما در ایران و سایر کشورها نیز ارسال شود.

اطلاعاتی ارسالی شما و پاسخ‌های رقبای شما به تصمیم‌گیری متقاضی در مورد خرید از شما یا منابع دیگر کمک خواهد کرد.

پروسه خرید می‌تواند پروسه‌ای طولانی و پیچیده باشد. یک تصمیم اغلب باید توسط چند نفر گرفته شود و ممکن است مدت زیادی طول بکشد، به‌خصوص اگر پای مبلغ زیادی پول وسط باشد و اگر آن محصول از قیمت زیادی برخوردار باشد.

اگر متقاضی سریعاً پاسخ نداد، بدان معنا نیست که آن‌ها علاقه‌مند نیستند یا به شما اعتماد ندارند. اغلب تلاش‌های مکرر برای موفقیت در دریافت یک سفارش ضروری است، بنابراین از یک متقاضی به این دلیل که در وهله اول خرید نمی‌کند به‌سادگی چشم‌پوشی نکنید – این می‌تواند یک فرصت تجاری طولانی‌مدت باشد. در نظر داشته باشید که ایجاد روابط صادراتی معمولاً از روابط داخلی به زمان بیشتری نیاز دارد.

سه مرحله کلیدی برای رسیدگی به درخواست‌ها وجود دارد:

۱- معلوم کنید که آیا این درخواست واقعی است.

۲- در مورد تمایل به پیگیری ارتباط با متقاضی تصمیم بگیرید.

۳- پاسخ دهید و سپس درخواست‌هایی را که تصمیم به ادامه آن گرفته‌اید را پیگیری کنید.

معلوم کنید که آیا این درخواست واقعی است

یک درخواست ناخواسته ممکن است سبب ایجاد یک مشتری صادراتی جدید برای کسب‌وکار شما بشود.

متأسفانه، افراد و سازمان‌هایی به دنبال سوءاستفاده از دیگران‌ هستند، بنابراین  تعیین اعتبار هر درخواست برای محفاظت از خود دارای اهمیت بسیاری است.

شما همچنین باید احتمال وجود ارائه یک سفارش یا رابطه تجاری را در نظر بگیرید، به‌طوری‌که بتوانید زمان و تلاش‌های خود را در جهت کسب نتایج بهتر از این فرصت‌ها اولویت‌بندی کنید.

تفکیک این درخواست‌ها زمان‌بر بوده و نیازمند تلاش زیادی است اما انجام آن برای تشخیص درخواست‌های درست و درخواست‌هایی که می‌توانند منجر به رونق کسب‌وکار شوند، ضروری است. ازجمله می‌توان به استفاده از وب‌سایت‌ها برای جستجوی نام شخص و نام تجاری آنها اشاره کرد. اگر متقاضیان مدعی نمایندگی یک دولت خارجی هستند شما ممکن است مایل به تماس با سفارت یا کنسولگری آن کشور در ایران باشید.

وب‌سایت SCAMWatch دارای فهرستی از کلاه‌برداری‌های شناخته‌شده موردتوجه متصدیان امر است و می‌تواند به شما در تعیین صحت درخواست دریافتی کمک کند.

نحوه تفکیک درخواست‌های واقعی

امروزه بیشتر درخواست‌ها ازجمله کلاه‌برداری‌ها از طریق ایمیل انجام می‌شود. قبل از ارسال هرگونه اطلاعات محصول یا خدمات به یک متقاضی، تأیید نمایید که اشخاص همان کسانی هستند که می‌گویند، دارای یک کسب‌وکار مشروع هستند و این درخواست واقعی است.

در اینجا به برخی از تاکتیک‌های پیشنهادی برای کمک به تفکیک درخواست‌های واقعی اشاره می‌کنیم:

در مورد شرکت تحقیق کنید

هنگام دریافت یک درخواست، در وب از طریق یک موتور جستجو مانند گوگل نام شرکت را جستجو کنید. این‌یک روش خوب برای بررسی هر ادعایی است. اگر شرکت فاقد وب‌سایت است یا شما ذکری از نام آن‌ها در سایت‌های دیگر پیدا نمی‌کنید، ممکن است دلیلی برای نگرانی اولیه باشد.

برای کسب جزئیات بیشتر در مورد کسب‌وکار متقاضی پرس‌وجو کنید

در اینجا به برخی از سؤالات اولیه که می‌توانید از طریق ایمیل از یک متقاضی بپرسید اشاره می‌کنیم:

• چطور با شرکت ما آشنا شدید؟
• آیا شما یک وب‌سایت یا پروفایل شرکتی دارید؟
• آیا شما یک عامل / توزیع‌کننده / واردکننده / فروشگاه یا … هستید؟
• چه مدتی است که به تجارت مشغولید؟
• کدام تأمین‌کنندگان ایرانی با شما کار می‌کنند؟ چه تأمین‌کنندگانی در خارج از کشور؟
• طرح‌های شما برای کار با شرکت ما چیست؟

اگر آن‌ها، خریدار یا شریک احتمالی واقعی باشند، انتظار چنین سوالاتی از کسب‌وکار خود خواهند داشت و علاقه مندانه پاسخ می دهند.

این ایمیل می‌تواند به‌صورت یک الگوی از پیش طراحی‌شده باشد تا بتوانید به‌سرعت و آسانی و بدون نیاز به‌صرف زمان خود، به متقاضیان پاسخ دهید.

هنگام دریافت پاسخ، بازبینی اطلاعات دریافتی دارای اهمیت است.

بعضی از علائم ممکن است آن چیزی نباشند که وانمود می‌کنند.

در اینجا به چند نمونه از شرایطی که می‌توانند نگران‌کننده باشد یا تأکید به تحقیقات بیشتر و عمیق‌تر درباره‌ی یک مشتری یا شریک احتمالی در خارج از کشور دارد، اشاره می‌کنیم

• آدرس ایمیل یک سرویس ایمیل رایگان مانند Hotmail یا Gmail. هرچند برخی از کسب‌وکارهای قانونی نیز از چنین آدرس‌هایی استفاده می‌کنند، بسیاری از کلاه‌برداری‌ها نیز به همین صورت انجام می‌شود.
• متقاضی وعده داده که سفارشات بسیار بزرگی در اختیار شما قرار دهد. به‌عنوان‌مثال، از شما ممکن است خواسته باشد دو کانتینر از محصولی را که معمولاً به‌صورت پالت یا بار کارتنی می‌فروشید، ارسال کنید.
• متقاضی قیمت تمامی محصولات و خدمات شما را بدون دادن هرگونه پیش زمینه اطلاعاتی درخواست کرده است و میگوید صرفاً به این دلیل که به آن علاقه‌مند شده‌اند درخواست خرید دارد.
• متقاضی قبل از انجام سفارش جزئیات بانکی شما را برای واریز وجه درخواست کرده است.
• متقاضی از شما درخواست کرده که دعوت‌نامه‌ای برای سفر به ایران برای دیدار با شما و بحث در مورد کسب‌وکار فراهم نمایید.
• متقاضی وعده داده که به‌عنوان نماینده شما اقدام کند، بدون اینکه درخواست جزئیات شراکت را داشته باشد.

هنگامی‌که شما یک رابطه تجاری برقرار کرده‌اید، بسیاری از این درخواست‌ها ممکن است نرمال به‌حساب نیآیند، اما اگر مشتری احتمالی را نشناسید، بی‌مورد نستند.

آن‌قدر خوب که باورکردنی نیست …

این سخن قدیمی دقیقه در اینجا طنین‌انداز می‌شود – اگر آن‌قدر خوب به نظر می‌رسد که باورکردنی نیست، معمولاً همینطوره. ( if it sounds too good to be true, it usually is)

• تا زمانی که درک خوبی از کسب‌وکار آن‌ها و اطمینان به وجود آمدن یک معامله تجاری ندارید، نمونه‌ای را برای کسی ارسال نکنید
• در صورت عدم اطمینان در مورد یک مشتری خاص، از دیگر صادرکنندگان و افراد کسب‌وکار برای نظرخواهی سؤال کنید. آن‌ها احتمالاً رویکردهای مشابهی داشته‌اند.

مراقب کلاه‌برداران باشید

تعدادی از وب‌سایت‌ها هستند که در مورد کلاه‌برداری‌های شناخته‌شده به مصرف‌کنندگان و افراد درگیر در تجارت چه در استرالیا و چه خارج از کشور، هشدار می‌دهند.

در Scamwatch می‌توانید هشدارهای کلاه‌برداری را مشاهده کنید. اگر فکر می‌کنید تماس دریافتی شما یک کلاه‌برداری است، ایمیل‌ها را نادیده بگیرید و آن‌ها را بلافاصله حذف کنید.

راجع به  پیگیری درخواست خود، تصمیم بگیرید.

گام بعدی این است که تصمیم بگیرید که آیا درخواست را دنبال کنید یا نه. ممکن است تصمیم‌گیری غیرعادی به نظر برسد اما به دلایل مختلف، تمام فرصت‌های صادراتی شما، باقابلیت‌ها و استراتژی کسب‌وکار شما سازگار نیست؛ مثلاً:

• شرکت شما برای این بازار آمادگی ندارد – شاید علامت تجاری شما هنوز در کشور ثبت‌نشده باشد یا شما در این مرحله قادر به پشتیبانی مشتریان نیستید.
• اندازه سفارش – سفارش می‌تواند خیلی بزرگ و یا خیلی کوچک باشد. اگر درخواستی برای تولید ۱۰،۰۰۰ واحد در هرماه داشته باشید و تولید فعلی شما در هرماه ۱۰۰۰ واحد باشد، باید در نظر داشته باشید که آیا قادر به تولید مقادیر زیادی هستید همین‌طور آیا نقدینگی کافی برای تأمین هزینه‌های تولید دارید. یا اندازه سفارش احتمالی ممکن است مناسب میزان سفارش حداقل شما نباشد.
• محصول و یا خدمات شما مطابق درخواست مشتری نیست – ممکن است احساس کنید که نام تجاری شما مناسب نوع شبکه یا نوع مشتری نیست.

پروسه جمع‌آوری اطلاعات ممکن است زمان‌بر باشد، بنابراین زمانی که اطلاعات بیشتری در مورد مشتری احتمالی پیدا کردید ممکن است لازم باشد که این فاکتورها را مجدداً مورد ارزیابی قرار دهید.

پاسخ و پیگیری

هنگامی‌که صحت یک درخواست را تعیین کرده و از نوع آن مطمئن شدید.- مثلاً از یک توزیع‌کننده یا یک فروشگاه خرده‌فروشی – خودتان و شرکتتان را از طریق ایمیل معرفی کنید و سؤالات موردنیاز درخواست خود را بپرسید. ازآنجایی‌که ایران منزوی از سایر نقاط جهان به چشم می رسد، بسیار ضروری است تا نشان دهید که این برداشت مانعی برای برقراری ارتباط مؤثر و سریع نیست.

اگر درخواست نویدبخش و محتمل به نظر می‌رسد، بلافاصله تماس تلفنی برقرار کنید و سپس آن را توسط ایمیل پیگیری نمایید. بااین‌حال توجه داشته باشید که در بعضی از بازارها، خریداران تماس‌های تلفنی خود را غربال می‌کنند و دارای صندوق‌های پست الکترونیکی بزرگی هستند، بنابراین تماس با آن‌ها ممکن است دشوار باشد. از عدم پاسخ (ممکن است یک‌ موضوع فرهنگی باشد) دلسرد نشوید، به‌خصوص اگر درخواست قابل توجهی باشد – مصر و خوش‌رفتار باشید.

اطمینان حاصل کنید که تماس تلفنی شما در ساعات کاری و طبق منطقه زمانی مشتری باشد.

 در مورد سابقه متقاضی خود بیشتر بدانید

در اینجا به برخی از سؤالاتی که می‌توانید برای شناخت بیشتر سابقه متقاضی و اهداف او برای کار با شما بپرسید، اشاره می‌کنیم

• از چه تأمین‌کنندگان دیگری خرید می‌کنید یا نماینده آن‌ها هستید؟ (این سؤال بستگی دارد که آیا متقاضی یک کاربر نهایی، فروشگاه، عامل و غیره است)
• محصولات یا خدمات من با پیشنهاد فعلی یا محدوده فعالیت شما چه مطابقتی دارد؟
• به چه میزانی علاقه‌مند هستید؟
• کدام منطقه / استان / ناحیه را پوشش می‌دهید؟ کدام بخش جغرافیایی یا بازار؟

برای اطلاعات بیشتر، ازجمله نکاتی راجع به انتخاب یا تعیین صلاحیت یک نماینده یا توزیع‌کننده، به بخش نمایندگان و توزیع‌کنندگان مراجعه کنید.

حتی اگر علاقه‌مند به پیگیری درخواست نیستید، باید با حسن نیت پاسخ دهید. این رفتارهای صحیح و نیز عملکرد کسب‌وکار مناسب می‌تواند به شهرت شرکت شما در آینده کمک کند.

پاسخ با ادبیات فروش باکیفیت

زمان بگذارید و یک الگو پاسخ ایمیلی ایجاد کنید که بتوانید از آن برای صرفه‌جویی در وقت خود بهره ببرید. در صورت لزوم از یک مشاور متخصص کمک بگیرید. شما میتوانید برای اطلاعات بیشتر نمونه متن سفارش کالا و پاسخ به درخواست سفارش کالا را مطالعه نمایید.

پاسخ اولیه شما به درخواست باید شامل بهترین و به روزترین ادبیات و اطلاعات فروش محصول یا خدمات شما و ارجاع دادن به وب‌سایت شما باشد.

وب‌سایت‌ها و پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی یکی از ارزشمندترین ابزارهای بازاریابی امروز هستند. اگر شما فاقد وب‌سایت هستید و یا حضوری در رسانه‌های اجتماعی ندارید، اکنون زمان آن است تا به‌واسطه آن‌ها، شرکت، محصولات، خدمات و قابلیت‌های آن را نشان دهید. توصیه می شود بخش راه اندازی وب سایت را مطالعه نماید.

خریداران در برخی از بازارها، محتوای چاپی را ترجیح می‌دهند. محتوای شرکت و محصول خود را طوری تدوین و طراحی کنید که هم در نسخه‌های چاپی و هم در فرمت الکترونیکی در دسترس باشد و تمامی درخواست‌ها را تأمین نماید.

 اگر اطلاعات واضحی در مورد نیازهای خود به یک طراح ارائه داده و گرافیک‌های گرانی انتخاب نکنید، نتیجه ممکن است خوب نباشد. یک طراحی خوب برای شما پرهزینه نخواهد بود. اطمینان حاصل کنید که به‌روزرسانی محتوای شما هنگام معرفی محصولات و خدمات جدید در آینده، آسان باشد.

تاکتیک‌ها را دنبال کنید

دنبال کردن دوستانه ایمیل‌ها و یا تماس‌ها، بخشی از پروسه سخت به دست آوردن و توسعه کسب‌وکار جدید است.

در پاسخ اولیه، به متقاضی بگویید که مایلید زمانی در هفته را در تماس باشید تا درباره ارائه اطلاعات کافی، گفتگو کنید – برای شماره تلفن و زمان مناسب تماس سؤال کنید.

یک رویکرد دوستانه اما مؤدبانه، نتایج بهتری از تاکتیک‌های فروش پرفشار به دست خواهد آورد. سعی کنید مشتری احتمالی خود را ملزم و متعهد به دریافت تماس‌های پیگیری، اطلاعات محصول یا صورت قیمت نمایید. به‌تدریج تلاش نمایید یک رابطه شخصی ایجاد نمایید.

نحوه پیگیری فرهنگ کسب‌وکار را در نظر داشته باشید زیرا برخی از فرهنگ‌ها، فروش‌های تهاجمی‌تر را به سایر فروش‌ها ترجیح می‌دهند.

دلسرد نشوید: مثال هفت تماس با یک شخص برای یک فروش را به یاد داشته باشید (remember the saying that it takes seven contacts with the same person to land a sale)

سلب مسئولیت

سایت ایکسپورت صرفا ارائه دهنده مطالب است و مسئولیت دقت و سودمندی هرگونه اطلاعات موجود در این گزارش را تأیید یا تضمین نمی‌کند. برای ارزیابی و انجام هر معامله تجاری کالاها و خدمات لطفاً احتیاطات تجاری لازم را به‌جا آورید. آیکسپورت مسئولیتی در قبال خسارت مرتبط با استفاده از اطلاعات را ندارد و مسئولیت هرگونه اعتماد، کاملاً بر عهده کاربران است.

آموزش صفر تا صد فرایند صادرات کالا

سایت ixport در حوضه صادرات ، مقالات جامعی را در خصوص تجارت و بازرگانی بین المللی ، در بخش راهنمای جامع صادرات ارائه کرده است. این بخش شما را با مفاهیم و فرایند صادرات آشنا می کند. بخش آموزش صادرات شامل : پکیج آموزش جامع صادرات و طرح کسب و کار صادرات ( Business Plan ) می باشد. بخش تحلیل بازارهای صادراتی کشورها نیز شما را برای ورود به بازار کشورهای مختلف آماده می سازد ، ما در این بخش ، به تفکیک ، به بررسی کشورها پرداخته ایم.