در روند ترخیص کالا ، صاحب آن یا نماینده قانونی او حق دارد قبل از تسلیم اظهارنامه ، طبق تقاضای کتبی و ارائه اسناد مالکیت با موافقت گمرک کالای خود را ببیند. و سپس بسته‌ها را وزن و باز کند و محتویات آن را ببیند؛ این کار برای به دست آوردن مشخصات مذکور است. نماینده یا صاحب کالا در عین حال می‌تواند کار نمونه برداری و خشک کردن کالا و تعویض لفاف آن را نیز انجام دهد.

هرگاه بر اثر باز کردن و بستن بسته‌ها به ترتیب فوق خسارتی به محتویات آن ها وارد شود، مسئولیت آن متوجه گمرک نیست و بابت آن، خسارت یا تخفیفی در حقوق گمرکی ، سود بازرگانی و هزینه‌های گمرکی و عوارض پرداخت نمی شود. هرگاه صاحب کالا بخواهد اقدام به بازدید محتویات بسته‌ها، تغییر لفاف یا خشک کردن کالا یا سایر اعمالی که نیازمند تغییر در بسته بندی و دست‌خوردگی کالاست انجام دهد، باید مراتب را به صراحت و وضوح و تفکیک، در درخواست خود قید کند.

ماموری که برای این کار تعیین می‌شود باید مراقب باشد که غیر از آنچه صاحب کالا درخواست کرده و با آن موافقت شده اقدام دیگری انجام نگیرد. قبل از انجام هر عملی مامور باید مشخصات ظاهری بسته‌ها را از نظر نوع بسته، علامت، سالم بودن، پار‌گی و دستخوردگی را صورتجلسه کرده و بعد اجازه باز کردن آن ها را بدهد.

کارگزار رسمی گمرک که کار ترخیص کالا به او محول شده‌است، می‌تواند قبل از اظهار کالا به گمرک، با تقاضای کتبی به گمرک و ارائه اسناد مالکیت، کالا را رویت و محتویات آن را بررسی کند.

ترخیص کالا در ایران

پس از رسیدن محموله‌های بسته‌بندی شده توسط وسیله حمل‌کننده کالا به گمرک، کالا در انبارهای گمرکی قرار می‌گیرد. با ارسال اسناد توسط فروشنده و دریافت اسناد توسط خریدار امکان دریافت قبض انبار و ترخیصیه کالا از شرکت حمل‌کننده توسط ترخیص کار به عنوان نماینده صاحب کالا ایجاد می‌شود.

قبل از حضور در گمرک باید تشریفات قبل از اظهار صورت بگیرد و پس از ورود اطلاعات به سامانه گمرک از طریق درگاه اینترنتی ترخیص کار به همراه اسناد کامل و وکالت نامه قانونی در گمرک حاضر می‌شود. از این پس تشریفات گمرکی شکل می‌گیرد. نوع تشریفات گمرکی با توجه به اهداف واردات کالا و صادرات کالا و نوع رویه گمرکی متفاوت است.

ترخیص کالا در ایران به مفهوم آماده سازی و ارائه اسناد و مدارکی از جمله مجوزهای لازم برای ترخیص کالا مانند مجوزهای ترخیص کالا یعنی مجوز استاندارد، مجوز بهداشت، مجوز وزارت ارشاد، مجوز سازمان انرژی اتمی، مجوز وزارت ارتباطات و مخابرات، مجوز مبارزه با مواد مخدر و مجوز قرنطینه نباتی و البته مجوز وزارت راه است که به تمام کالاهایی که با ناوگان غیر ایرانی کار حمل و نقل بین المللی را انجام داده باشند، مربوط می‌شود و شامل شامل ۱۰ درصد کرایه حمل کالاست.

ترخیص کالا همچنین شامل حمل و ارسال کالا به مقصد نهایی درون مرزی می‌شود. بسیاری از ترخیص کاران در حوزه‌هایی مانند صنایع فلزی، شیمیایی و ماشین آلات و مواد اولیه به تخصص رسیده‌اند. ترخیص کاران معمولا در گمرک‌های بنادر، فرودگاه ها یا مناطق آزاد متمرکز و مستقر می‌شوند.

شایستگی های مورد نیاز جهت حق العمل کاری در ترخیص کالا

کارت حق العمل کاری توسط گمرک ایران صادر می‌شود. دریافت این کارت نیازمند شرایطی خاص از جمله  پذیرش در آزمون این سازمان است. کارگزار گمرکی باید به جدول‌های تعرفه‌های گمرکی که شامل لیست‌هایی برای ارائه، میزان حقوق گمرکی، سود بازرگانی، قوانین دولتی برای وارد کنندگان و دیگر الزامات تجاری است، آشنا باشد.

تشخیص هویت و ارائه اسناد در ترخیص کالا

برای ترخیص کالا توسط شرکت‌های ترخیص‌کار نیازمند ورود اطلاعات مربوط به هویت صاحب کالا و نماینده آن جهت اظهار به گمرکات و تعیین ارزش کالای وارداتی به سیستم هستید. در روند ترخیص کالا منظور از ارزش کالای وارداتی،  ارزش کالا در مبدا به علاوه نرخ کرایه حمل و بیمه کالا تا ورود به گمرک است. در صورت پرداخت شدن هزینه‌های دیگر نیز در تعیین ارزش گمرکی کالا اضافه می‌شود که شامل : ظروف و بسته بندی، هزینه‌های طراحی و هزینه حقوق مالکیت معنوی است.

تخصیص کوتاژ با توجه به مدت اعتبار کابوتاژ کالا به گمرک مقصد است. تا سه ماه بعد از انقضای کابوتاژ کالا ، اگر گواهی نامه گمرک مقصد از طرف صاحب کالا که خود  نشان دهنده ورود کالاست ارائه نشود، استنباط می‌شود که کالا به مقصد نرسیده‌است. در این مرحله تشخیص مسیرهای گمرکی جهت ترخیص کالا به روش سیستمی صورت می‌گیرد که شامل دریافت کوتاژ ترخیص کالا می‌شود. کوتاژ در واقع همان کد شناسایی برای ترخیص کالا و اظهارنامه است. بر مبنای اظهار صورت گرفته یکی از مسیرهای سبز ، زرد و قرمز انتخاب می شود.

گمرک پس از دریافت اسناد و مدارک ترخیص کالا به تشخیص هویت و تشخیص کارت بازرگانی می‌پردازد. و در مراحل بعد، کار  تشخیص نماینده قانونی برای ترخیص کالا ، وکالت نامه ترخیص و معرفی نامه، بررسی پروانه حق العملکاری و بررسی مطالبات معوقه و کنترل بدهی مربوط به ارزش کالا انجام می‌شود.
بر اساس ماده ۳ قانون مقررات واردات و صادرات وجود کارت بازرگانی با اعتبار برای افرادی که به واردات به صورت تجاری اقدام می کنند یک امر اجباری می باشد.