اصول و قواعد مکاتبات بازرگانی بین المللی

اصول و قواعد مکاتبات بازرگانی بین المللی

نامه‌ها و قراردادهای تجاری دو نمونه بسیار پرکاربرد از مکاتبات بازرگانی در تعامل با طرف‌های خارجی محسوب می‌شوند. علاوه بر این موارد، اصول و نکات دیگری نیز وجود دارند که در این نوشتار به صورت تفصیلی به آن ها اشاره خواهیم کرد.

مکاتبات بازرگانی چیست

تجارت چه در بحث واردات ( فرآیند واردات ) و چه صادرات ( فرآیند صادرات ) کالا نیاز مبرم به ارتباطات خارجی با افراد مختلف از سایر کشورها دارد. هر کشوری زبان، فرهنگ، قوانین و آداب خاص خود را داشته که رعایت کردن آن از سوی بازرگانان الزامی است. از آنجا که افراد دسترسی آسانی به تجار خارجی ندارد، بنابراین بیشتر مکالمات، صحبت‌ها و قراردادهای آن ها به صورت مکتوب یا از را دور خواهد بود.

مکاتبات بازرگانی شامل نامه‌ها، قراردادها، مکالمات، گفتگوها، نشست‌ها و بسیاری از مواد دیگر بوده که یک بازرگان جهت صادرات یا واردات کالا باید انجام دهد. بنابراین از مکالمات ساده شما با یک بازرگان خارجی در شبکه‌های اجتماعی، ایمیل زدن به وی تا عقد قرارداد حقوقی همگی در زمره مکاتبات بازرگانی قرار گرفته که نیازمند رعایت اصول و قواعد خاصی هستند.

در تجارت خارجی، اعتماد متقابل حرف اول و آخر را خواهد زد که مکاتبات بازرگانی اصلی‌ترین راه برای خلق اعتماد در طرف مقابل یا سلب اعتماد وی است. از آنجا که دو طرف از فرهنگ‌ها و ملل مختلف هستند، بنابراین یک سوءتفاهم ساده نیز می‌تواند موجب سلب اعتمادشان شود.

انواع مکاتبات تجارت بین‌الملل 

بازرگانان بنا به موضوعات و مشکلاتی که پیش رو دارند، می‌توانند با طرف‌های خارجی مکاتبه کنند. بنابراین نمی‌توان به صورت دقیق آن ها را به چندین بخش مشخص تقسیم‌بندی کرد. با این حال، می‌توان انواع مکاتبات بازرگانی خارجی را به چندین بخش مهم تقسیم‌بندی کرد. هر کدام از این بخش‌ها علی‌رغم شباهت‌هایی که دارند، اما باید به نکات افتراق بین‌ آن ها نیز دقت کرد. در ادامه به معرفی انواع مکاتبات بازرگانی اشاره خواهیم کرد. 

 نامه‌های تجاری 

نامه‌های تجاری را می‌توان اصلی‌ترین و البته مهم‌ترین جزء مکاتبات بازرگانی دانست که هر بازرگانی در طول حیات کاری خود حتما به نوشتن آن ها نیاز پیدا می‌کند. موضوع نامه‌های تجاری می‌تواند بسیار متفاوت باشد. اما معمولا چند موضوع مختلف مانند معرفی شرکت یا محصول، دریافت کاتالوگ محصول، دریافت نمایندگی شرکت خارجی، دریافت یا ارسال قیمت کالا و موضوعاتی از این قبیل در میان آن ها بیشتر دیده می‌شود. از آنجا که یک نامه تجاری سند مکتوب محسوب می‌شود، بنابراین باید در نوشتن آن ها نهایت دقت را به خرج داد.

در لیست زیر به مهم‌ترین نکات هنگام نوشتن نامه‌های تجاری خارجی اشاره کرده‌ایم

ایمیل تجاری 

ایمیل یکی از بهترین راه‌ها و البته سریع‌ترین آن ها برای ایجاد ارتباطات تجاری با طرف‌های خارجی است. از این راه می‌توان به راحتی به تمامی طرف‌های خارجی دسترسی پیدا کرد. هر چند در ایران کمتر از ایمیل برای ارتباط گرفتن استفاده می‌شود، اما این وسیله یکی از اصلی‌ترین راه‌های ارتباطی در اکثر کشورهای جهان است.

شاید ابتدا اینگونه به نظر برسد که ایمیل زدن کار بسیار ساده‌ای است. اما واقعیت آن است که این کار معمولا پیچیده‌تر از نوشتن نامه تجاری است.

در ادامه به برخی از مهم‌ترین نکات به هنگام ارسال ایمیل به شرکت‌ها و طرف‌های خارجی اشاره می‌کنیم

 کلیه مکاتبات تجاری اعم از آنلاین و حضوری باید از راه و روش خاص خود پیروی کند. در غیر این صورت امکان گریبان‌گیر شدن شما با مشکلات و دعاوی حقوقی کاملا وجود دارد. قراردادهای تجاری یکی از مهم‌ترین نوع مکاتبات بازرگانی خارجی به شمار می‌روند که هنگام نوشتن آن ها باید نهایت دقت را به خرج داد.

قراردادهای تجاری 

 یک بازرگان به احتمال زیاد نیاز دارد که در طول حیات کاری خود بارها نسبت به عقد قراردادهای تجاری و بازرگانی با طرف‌های و شرکت‌های خارجی اقدام کند. قراردادهای تجاری می‌تواند در موضوعات مختلفی از قبیل همکاری در ساخت محصول، خرید و فروش کالا و مواردی از این قبیل باشد.

از آنجا که قرارداد تجاری یک سند حقوقی محسوب می‌شود، بنابراین در تدوین و عقد آن باید نهایت دقت را به خرج داد. قرارداد مهم‌ترین سندی بوده که طرفین در صورت هر گونه مشکل، می‌توانند در مراجع قضایی مختلف به آن استناد کنند. برخی نهادها از قبیل اتاق‌ بازرگانی بین‌المللی یا اتاق‌های مشترک بازرگانی بین کشورها، مسئول حل اختلاف و دعاوی تجاری بین طرف‌های تجاری هستند.

نکات فوق جهت عقد قراردادهای تجاری بین‌المللی را نباید نادیده گرفت

 مکاتبات در شبکه‌های اجتماعی 

شبکه‌های اجتماعی در سالیان اخیر رشد بسیار زیادی را تجربه کرده و به عرصه تجارت بین‌الملل نیز راه پیدا کرده‌اند. دسترسی آسان و ایجاد ارتباط با افراد مختلف از طریق این شبکه‌ها، باعث شده تا رسانه‌های اجتماعی به ابزار بسیار مناسبی جهت بازاریابی بین‌الملل کالا، شناخت مشتری، ایجاد ارتباط و موارد دیگر تبدیل شوند.

فیس‌بوک، اینستاگرام، واتس‌آپ، تلگرام و لینکدین از جمله شبکه‌هایی هستند که می‌توان از آن ها برای بازرگانی خارجی به خوبی استفاده کرد. شبکه‌های اجتماعی انواع مختلفی داشته که هر کدام از آن ها دارای کارکردها و تفاوت‌های خاص خود هستند. علی‌رغم استفاده و مزایایی که شبکه‌های اجتماعی برای تجارت خارجی دارند، اما نیاز است که به برخی نکات در خصوص آن ها دقت کرد. 

نکاتی که باید در مکاتبات تجاری خارجی به آن توجه کرد

 مکاتبات تجاری در هر سطح و حوزه‌ای که باشد، برخی مسائل و نکات را باید در خصوص آن در نظر گرفت. چنانچه به تازگی قدم در راه تجارت گذاشته‌اید، موارد و نکات زیر را در خصوص مکاتبات بازرگانی خارجی در ذهن داشته باشید: 

آموزش اصول نامه نگاری انگلیسی جهت مکاتبات بازرگانی

در تمام زبان های دنیا نامه ها به دو گروه غیررسمی و دوستانه و رسمی و اداری دسته بندی می گردند.
نامه های غیر رسمی به آن دسته از نامه ها اطلاق می شود که خارج از عرف اداری نگاشته می شوند و بیشتر برای مکاتبات دوستانه و خانوادگی بکار می روند، این گروه نامه ها اصول خاصی را مد نظر قرار نمی دهند.
نامه های رسمی به آن دسته از نامه ها اطلاق می شود که الزاما جهت مکاتبات اداری و یا مخاطب قرار دادن طرف تجاری نگاشته می شوند و بر مبنای موضوعات متفاوت کاری از قبیل ( استعلام قیمت، تشکر، شکایت، معرفی شرکت، دعوت به همکاری، سفارش کالا ، معرفی کالا و …) تهیه می گردند.

اجزای تشکیل دهنده یک نامه رسمی

تمام نامه های رسمی دارای سه بخش اصولی و اصلی می باشند.

• عنوان Heading
• متن نامه Letter body
• پایان محترمانه Ending

عنوان

در این بخش غالبا گیرنده مورد خطاب قرار می گیرد که در گوشه سمت چپ بخش بالایی نامه نوشته می شود و پس از درج عنوان از علامت کاما استفاده می شود.

به عنوان مثال :
آقای جکسون عزیز Dear Mr. Jackson,
خانم آلبرتین عزیز Dear Ms. Albertin,
حضور محترم همه Dear All,
آقایان عزیز Dear Messer’s,

متن نامه

این قسمت متن اصلی نامه را دربر می گیرد و باید توجه نماییم که اصولا متن اصلی دارای انشای رسمی بوده و نباید از ضمیر اول شخص مفرد در نوشتن جملات استفاده نمود.

پایان محترمانه

در پایان محترمانه نامه عباراتی مانند با تقدیم احترام، ارادتمند شما و … در گوشه سمت چپ پایین صفحه درج می گردد و زیر آن نام نگارنده نامه یا نام شرکت مربوطه نوشته و امضا می گردد.

مثال : Yours Sincerely, Best Regards, Sincerely Yours, Truly Yours,

توجه داشته باشید که حروف اول عبارات فوق همگی باید بزرگ نوشته شود.
مکاتبات بازرگانی به هر طریقی که صورت گیرد (ایمیل، فکس، نامه و تلکس) در دنیای تحارت جنبه کلیدی دارد. این مکاتبات باید واضح و با رعایت اصول و تفهیم آنچه منظور واقعی شماست باشد. یک اشتباه در استفاده از کلمات می تواند ایده ی غلطی را به گیرنده منتقل کند که در این صورت باید انتظار سوءتفاهم، تاخیر در تحویل، خسارت و در نهایت عدم موفقیت در معامله را داشته باشیم.
به نمونه زیر توجه نمایید. تصویر ۱

نمونه نگارشی یک نامه رسمی

• نشانی فرستنده

در نمونه ذیل تلاش گردیده کلیه نکات منظور گردد، ضمن اینکه باید بدانیم نامه هایی که دارای سربرگ نمی باشند باید حتما نشانی فرستنده در سمت راست بالای صفحه نوشته شود.

• تاریخ

تاریخ باید زیر نشانی فرستنده با کمی فاصله نوشته شود. نام ماه باید کامل نوشته شود ، مثال November و باید جهت روز ازTh استفاده نمود . مثال ۲۴th October 2015

• نشانی گیرنده

نشانی گیرنده بطور کامل در زیر نشانی فرستنده ولی در سمت دیگر نوشته می شود.

• نام و نام خانوادگی

چنانچه نام و نام خانوادگی مخاطب را می دانیم بایستی به جای استفاده از عناوین ادبی مانند Dear Sir یا Dear Madam از نام خود شخص استفاده نماییم.

به عنوان مثال : Mr. John Smith

منظور از عناوین ادبی موارد زیر می باشند :

آقا Mr. ، خانم متاهل Mrs. ، خانم مجرد Miss.، خانم هایی که وضعیت تاهل آن ها نامشخص است Ms.، آقایان بیش از دو نفر Messer’s.، عناوین ویژه از جمله دکتر Dr.، پرفسور Prof.، کاپیتان Capt.، سرگرد Maj.، سرهنگ Col.، ژنرال Gen. ، لرد Lord، بانو Lady و ….
در صورتی که نام شخصی را که برایش نامه می نویسیم ندانیم باید مقام و سمت ایشان نوشته شود مانند مدیر فروش Sales Manager / مدیر مالی Account Manager . حال چنانچه اطلاعاتی از اشخاص آن شرکت نداشته باشیم باید از نام آن شرکت به عنوان مخاطب استفاده شود.

• نام شخص یا شرکت مانند Hong Kong Transport & Forwarder LTD.
• شماره آپارتمان و شماره ساختمان APT 9,Number 75,
• نام کوچه Horton Alley
• نام خیابان اصلی- جاده Westford Street , Migan Highway 5. شهر یا شهرک- کدپستی London SW23jf2

نکاتی در مورد عبارات احترام آمیز پایان نامه

• چنانچه نامه شما با عبارت Dear Sir یا Dear Madam شروع شود ، باید در بخش پایانی نامه از عبارت Yours Faithfully استفاده شود.
• چنانچه نامه شما با عبارت Dear Ms. Shierly / Dear Mrs. Robinson / Dear Mr. James شروع شود ، باید در بخش پایانی از نوشتن With Respect و یا We remain yours faithfully اجتناب شود.
• عبارت Yours Sincerely برای آقایان مجرد و یا آقایان متاهل و یا خانمهای مجرد و متاهل استفاده میشود.
• عبارت Yours Faithfully برای آقایانی و خانم هایی که اسمشان را نمی دانیم و برای ارگان هایی از قبیل مراکز درمانی،مراکز نظامی، مراکز آموزش عالی، دانشگاه ها و … استفاده می شود. امضا نمودن پایان نامه ها به همراه ذکر نام امضا کننده و یا اشاره به سمت ایشان جزء ملزومات می باشد.

نکاتی که در مکاتبات از طریق فکس باید در نظر گرفته شود

به دستگاهی که امکان ارسال و دریافت سریع تصویر نامه ها، اسناد، عکس و … را دارد فکس و یا فاکس گفته می شود. این دستگاه ها پس از دریافت سند مربوطه در داخل دستگاه و با استفاده از یک نور مستقیم سند را مورد اسکن قرار می دهند. مقدار نوری که به نوشته ها و عکس ها برخورد می کند اندازه گیری می شود.

بخش های تیره و سیاه نور را منعکس نمی کنند در نتیجه سنسورها در حالت خاموش قرار می گیرند اما قسمت های سفید نور را منعکس می کنند. بدین ترتیب الگویی از سیستم های خاموش و روشن پدید می آید که از طریق خط تلفن به دستگاه گیرنده طرف مقابل ارسال می شود. دستگاه گیرنده نیز با استفاده از سنسورهای حرارتی این الگوها را که به صورت علائم الکتریکی اند دریافت و از نسخه کپی برداری می کند.

روش تهیه یک نامه اداری برای ارسال با سیستم فکس

• سربرگ فرستنده دارای اطلاعات کامل از قبیل آدرس،نام شرکت وتلفن ها می باشد
• در بخش سمت چپ بالای صفحه سربرگ کلمه ارسال با فکس نوشته می شود

روش ارسال یک نامه اداری با سیستم پست الکترونیکی

پست الکترونیکی (ایمیل) سال هاست که به یکی از پرکاربردترین ابزار ارتباطی تبدیل شده و هرکسی می تواند آدرس ایمیل داشته باشد. با ورود به سیستم سرویس دهندگان مانند yahoo، Hotmail،Gmail که همگی یک کار را انجام می دهند می توانید برای خودتان آدرس ایمیل درست کنید.

توصیه امنیتی

با توجه به نفوذ هکرها در سیستم ایمیل شما پیشنهاد می شود که نقل و انتقال مالی، متن های قرارداد، یادداشت های محرمانه، ارسال اطلاعات حساب های مالی نزد بانک ها، ارسال کدهای بانکی و … از طریق ایمیل صورت نپذیرد.
پیام های ایمیلی از روشی که در نامه و فکس مورد استفاده قرار می گیرد پیروی می کند، مثلا برای شروع می توانیم از Dear Mr. Parker و برای پایان محترمانه از Thanks&Regards و امثالهم استفاده کنیم.

بندهای مختلف یک پیام ایمیلی عبارتند از

• آدرس ایمیل ارسال کننده پیام ( From )
• آدرس ایمیل گیرنده پیام (To)
• آدرس ایمیل کسی که باید رونوشت پیام را دریافت کند (cc: carbon copy)
• اگر نخواهیم گیرنده اصلی بداند که چه کسی رونوشت را دریافت می کند (bcc: blind carbon copy)
• تاریخ و زمان (date)
• موضوع (subject)
• فرستنده ایمیل از نام و لقب مخاطب استفاده نموده (Dear Capt.Varaseh)
• متن پیام ( message body)
• نوع دیگری از نوشتار در پایان نامه که برای اشخاص استفاده می شود ( warm regards)
• نام امضا کننده پیام (Mahdi Mobarakabadi)
• اطلاعات کامل آدرس و تماس ها ( Address information)

در مکاتبات ایمیل بعضی اوقات افراد از اختصارات استفاده می کنند که به TLAS معروف است به معنی three letter acronyms که در اینجا ما به برخی از این اختصارات اشاره می کنیم.

AFAIK: As Far As I Know
BFN: Bye For Now
BTW: By The Way
COB: Close Of Business
FYI: For Your Information
IOW: In Other Words
NRN: No Reply Necessary
OTOH: On The Other Hand
ASAP: As Soon As Possible

طراحی نگارش یک نامه بازرگانی

• قبل از نگارش و ارسال نامه یک متن از موضوعات مختلفی که در نظر دارید تهیه نمایید
• با چند بار مرور سعی کنید در صورت وجود متن های غیر ضروری آن ها را حذف نمایید
• جمله یا پاراگراف اول نامه مهم ترین قسمت نامه می باشد که می تواند اثر مطلوبی از شما و شرکت شما در خواننده به وجود آورد، در این پاراگراف حتما باید به خاطر نامه ای که از سوی خریدار برای شما ارسال شده تشکر نمایید ( در صورت دریافت درخواست از سوی خریدار). در صورت لزوم خود و شرکت خود را معرفی نمایید و سپس هدف نامه را مشخص کنید.

  مثال

Thank you for your enquiry dated 8th July in which you asked us about our green onyx stone. As you have probably seen at Xiamen exhibition China, our green onyx blocks being retailed in leading stone factories throughout Far East.

پاراگراف های میانی

این پاراگراف قسمت اصلی نامه محسوب می شود و به پرسش هایی که می خواهید بپرسید مربوط می شود. اصطلاحا این پاراگراف به پاراگراف برنامه ریزی مشهور است.

مثال

I would be glad to inform you that we can certainly supply you with the cut to size green onyx in order to cover the floor , enclosed you will find a catalogue illustrating our wide range of products currently used in luxury apartments ,churches, state owned offices and five stars hotels.

پاراگراف آخر

چنانچه در ابتدای نامه تشکر نکرده اید حتما زمان اتمام نامه این کار را انجام دهید. با کلمات مناسب ارتباط خود را با خریدار تقویت نمایید و عنوان کنید که منتظر پاسخ او می باشید. نامه را باید طوری بنویسید که همواره راه بازگشت برای خریدار هموار باشد.

مثال

Kindly note that prices are on base of FOB Iran ports, but no matter if you ask for C&F your ports. We look forward hearing from you soon.

نکات قابل تعمق در نگارش نامه های بازرگانی

• املاء

اشتباهات و بی دقتی در نامه می تواند از شما اثر بدی بر روی خواننده بگذارد. املا و علامت گذاری و رعایت اصول دستور زبان باید با دقت از سوی نگارنده نامه بررسی شود.

• سمت ها، نام ها و نشانی ها

در مکاتبات بازرگانی باید نام طرف معامله خود را به درستی بنویسید. ضمن اینکه اشتباه در نوشتن آدرس و سمت طرف مقابل تاثیر بسیار بدی دارد. چنانچه مخاطب نامه را نمی شناسید و از آقا یا خانم بودن وی اطلاعی ندارید حتما از عبارت Dear Sir/Madam استفاده کنید.

• عطف به سوابق نامه ها

در زمان پاسخ به یک نامه بازرگانی حتما ذکر عطف به نامه شماره …. اجباری است. چنانچه سریعا معلوم نکنید که این نامه پاسخ به کدام نامه طرف مقابل می باشد به هیچ وجه خوشایند نخواهد بود.

• قیمت ها و مشخصات کالا

چنانچه.در اعلام قیمت و یا در دادن اطلاعات مربوط به کالا دچار اشتباه شویم بطور خودکار اعتماد خود را نزد خریدار سلب کرده ایم.

• پیوست و ضمائم

چنانچه در نامه به اسنادی اشاره می کنید حتما آن ها را ضمیمه نامه نمایید.

اعلام ارسال کالای صادراتی

مثال : شرکت تولید سنگ قله مرمریت مصباحی سفارشی را که از شرکت چینی Xishi group stone Co. دریافت کرده بود آماده و جهت بارگیری به بندر مربوطه ارسال نموده و درخواست پرداخت ۳۰ درصد دوم مبلغ محموله را دارد. نامه ذیل مکاتبه شرکت مرمریت مصباحی با شرکت چینی مذکور است.

To: Xiamen group stone Co.
Cc: _
Subject: shipment of order.M1432

Dear Mr. Hong Chi Ho
The above order has now been completed and your all 25 marble blocks sent to B.Abbass port where the goods awaiting loading on board IRSL Vahdat. According Tehran agreement made on 15th May 2010 we kindly ask for second part of payment which is 30% of remaining which is (43275) USD. As soon as the vessel sails we apply to get B.L and related documents which will be forwarded
to your company.
Dawood Mesbahi
Managing director of Mesbahi Marble Quarry Complex
No.85,Jafari street, Golestan BLVD,Dehbid-Iran
Tel: 0098-733352796
Fax:0098-733352797
Email: mgsc@mftmail.com

نکته :

در بعضی مواقع کالای صادراتی چه قبل از ارسال و چه بعد از ارسال با تاخیر مواجه می شود. شرط بازرگانی بین المللی حکم می کند که مشتری را آگاه سازید. بگذارید مشتری از اتفاقی که افتاده و از چگونگی آن و همچنین از اینکه در حال انجام چه کاری هستید با خبر شود. به نامه زیر در این رابطه توجه فرمایید.

I was surprised and sorry to hear that your consignment (purchase order No.B.P1445) had not loaded on board nominated vessel. I.found that the loading documents never sent to shipping line office at port of loading by forwarder but not intentionally. I am now trying to get the goods transferred to first available ship which should sail for China before the end of this week. However I shall keep you posted.

در مورد نامه ذیل باید اشاره کرد که بعضی مواقع پس از انعقاد قرارداد و بلافاصله پس از آن اتفاقی باعث تاخیر در تحویل کالا می گردد که در این نوع مواقع باید ضمن برآورد مدت زمان تاخیر آن را به خریدار اطلاع داد. شاید که در تاریخ تحویل جدید خریدار دیگر به این کالا نیازی نداشته باشد.

I am writing to inform you that there will be three working weeks delay in delivery. This is due to a fire at our factory which caused most machinery out of order. Your order immediately has been transferred to our Mahalat factory which processing will take place there. Please change condition 9 of purchase order to (shipping line can be chosen by supplier) and condition 11 to ( delivery 60 days from purchase order date )if changes are possible we will eagerly prepare your goods otherwise in this instance. I regret that we have to reject your order.
Awaiting your kind reply

روش های اصلی پرداخت در اروپا

• حواله بانکی (Bank draft)

پرداخت کننده چکی را به مبلغی که می خواهد بپردازد از بانک خریداری می کند و آن را برای گیرنده ارسال می کند. معمولا امضاهای مربوطه روی چک انجام شده است.

• انتقال بانکی (Bank Transfer)

بنا به درخواست از بانک و در قبال رویت مدارک خرید و فروش پول را از حساب خریدار به حساب فروشنده منتقل می کنند.

• حواله ارزی (Bill of exchange)

فروشنده و خریدار توافق می نمایند که پرداخت ۳۰ روز پس از دریافت مدارک باشد و صورت حساب از سوی خریدار قبل از ارسال کالا امضا می شود و با تحویل مدارک حمل به بانک فروشنده صورت حساب مربوطه نیز به همراه مدارک ارسال می گردد.

• اسناد در مقابل پذیرش ( Documents against acceptance)

در این روش کلیه مدارک جهت بانک خریدار ارسال می گردد. خریدار در صورتی که مدارک را دریافت کند باید هم زمان مبلغ معامله را پرداخت کند.

• چک (cheque)

شخص پرداخت کننده چک حتما باید دارای حساب جاری باشد.

• انتقال اعتبار(Credit Transfer)

مشتری برگه giro را تکمیل می کند و آن را به همراه یک چک به بانک تحویل می دهد و بانک موظف است مبلغ فروشنده را حواله کند.

• پرداخت از طریق کارت اعتباری (Debit/Credit card payment)

خریدار توسط کارت اعتباری خود با بهره گیری از اینترنت می تواند مبلغ را به کارت یا حساب شما منتقل کند.

• اعتبار اسنادی (Letter of credit)

همان گشایش اعتبار می باشد که جهت فروشنده از سوی بانک خریدار گشایش می شود.

• پرداخت نقدی در زمان تحویل (Cash on delivery)

این کار توسط پست انجام می شود . اداره پست از سوی فروشنده کالا را به خریدار تحویل می دهد و نقدا کل مبلغ را دریافت می کند.

• جیروی پستی (post office giro)

این سیستم از سوی اداره پست به اجرا درآمده به این صورت که مبلغ را اداره پست دریافت می کند به جای ارسال به فروشنده آن را به شخص دیگری حواله می دهد بنا به درخواست فروشنده ولی فروشنده می تواند حساب جیرو نداشته باشد.

• انتقال بانکی (Bank transfer)

بانک به دستور مشتری مبلغ را به حساب فروشنده واریز می کند که دارای روش های مختلف می باشد . الف) سیستم تی تی Telegraphic Transfer ب)سیستم سوئیفت که حداکثر در ۲۴ ساعت مبلغ جابجا می شود.

• سفته (promissory notes)

سفته روش پرداخت نیست بلکه یک وعده نوشته شده بر روی اسناد دولتی است از بدهکار به طلبکار که کل مبلغ در آن ذکر شده که یا عندالمطالبه یا بعد از تاریخ معین پرداخت خواهد شد ( در اصل سفته چیزی جز یک رسید نمی باشد)

نامه های اعلام پرداخت

این گونه نامه ها کوتاه و معمول می باشند و جهت مطلع نمودن فروشنده بابت پرداخت و نوع پرداخت نگارش می شود.

مثال یک :

I have instructed my bank today to transfer 125,400,000. USD to your account in payment of your 25th May statement.

مثال دو :

We have drawn a cheque for 2,000,000. USD in payment of your invoice No.LPB221 dated first March 2010. This can be cashed at any post office.

مثال سه :

Thank you for your prompt delivery. Please find enclosed our draft for 652,000. USD drawn on Eastland city bank, could you please acknowledge receipt?

مثال چهار : تشکر از ارسال مبلغ

We received your giro slip today informing us that you had paid 1 50,000.USD in to our account in settlement of invoice No.133/dp. Thank you for letting us know.

مثال پنج : تشکر از ارسال مبلغ

Thank you for your draft for 550000000USD in payment of our statement invoice No.pk222 date 15th June 1999.

مثال شش :

The N.B.C bank has told us that the proceeds of your letter of credit have been credited to our account. Thank you for your custom and we hope you stay in touch with us.

افتتاح حساب جاری

مثال :

مالک یک معدن سنگ مرمریت از بانک درخواست افتتاح حساب جاری را دارد. رئیس بانک نامه را تایید و اعلام می کند که حساب گشایش شده و دسته چک را هم برای مشتری ارسال می کند.

Dear Mr.B. Jackson
This is R.Mesbahi from Mesbahi marble quarries complex co. I would like to open a current account under my trading name as mentioned above, enclosed you will find two specimen signature, my own and that of my partner Ms.Farzaneh Yoldashian. Both signatures will be required on all cheques.
Yours Sincerely
R.Mesbahi

فسخ چک

در بعضی مواقع برگه ای از چک تحویلی به افراد و یا شرکت ها مفقود می شود در این صورت باید صاحب چک طی نامه ای مراتب را به اطلاع بانک برساند و درخواست مسدودی مبلغ چک را نماید.

مثال :

Dear Mr. Jackson
I have to inform you that cheque No.1785999 drawn for£ ۳,۷۰۰,۰۰۰٫ In favor of G.F.Colm LTD appears to have lost in the post. We request cancellation.
Yours Sincerely
B.S.Poter