معرفی مشخصات و ویژگی های انواع اسناد تجاری

مشخصات و ویژگی های انواع اسناد تجاری

اسناد بازرگانی COMMERCIAL DOCUMENTS

در مبادلات بین المللی برای آن که طرفین قرارداد از مشخصات کامل کالا ی مورد مبادله و نحوه حمل، بسته بندی کالا ( بسته بندی کالا صادراتی ) و شرایط پرداخت آن اطلاع کافی داشته باشند , انواع اسناد تجاری را مورد استفاده قرار می دهند تا مبین این موارد بوده و حتی المقدور ابهامی از نظر توافق های به عمل آمده وجود نداشته باشد .این قبیل اسناد را اسناد بازرگانی می نامند.

در این راستا برخی از شرکت ها با انجام مکاتبات بازرگانی می توانند کمک نمایند. اسناد بازرگانی به عنوان اولین اسناد در تجارت بین المللی مطرح هستند و قبل از خرید و فروش و حمل کالا مبادله می‏ شوند.

مهم ترین اسناد تجاری مذکور به قرار زیر می باشد :

1. پروفرما اینوس
2. سیاهه تجاری
3. سیاهه گواهی شده
4. سیاهه تائید شده
5. سیاهه کنسولی
6. گواهی مبداء
7. لیست بسته بندی و مشخصات کالا
8. گواهی وزن
9. گواهی ( کیفیت و بازرسی ) کارخانه سازنده کالا
10. گواهی بازرسی شخص ثالث
11. گواهی تجزیه کالا
12. گواهی لیست سیاه
13. گواهی بهداشت و سلامت
14. گواهی ضد عفونی

پروفرما اینویس – پیش فاکتور PROFORMA INVOCE

پروفرما اینوس یا پیش فاکتور یا پیش سیاهه , سندی است که فروشنده کالا به منظور اعلام مظنه و شرایط کالائی که می خواهد به فروشد , برای خریداران احتمالی ارسال می نماید و تفاوت آن در ظاهر با سیاهه تجاری در این است که فقط کلمه PROFORMA روی آن نوشته شده است .

این پیش سیاهه یا پیش فاکتور هنگامی که مورد قبول خریدار کالا قرار گرفت خریدار آن را به مقامات کشورش جهت اجازه ورود کالا ارائه نموده و پس از قبول آنان مجوز پرداخت ارزش کالا را نیز دریافت می نماید .

در پروفرما اینوس معمولا شرایط معامله , قیمت واحد کالا , قیمت کل , شرایط حمل , نوع حمل , نام مبدا حمل , زمان تحویل و شرایط و نوع پرداخت ( پیش پرداخت بروات وصولی دیداری یا مدت دار و اعتبارات اسنادی دیداری یا مدت دار ) قید شده است .

پروفرما اینوس یا سیاهه پیشنهاد قیمت برای شرکت د رمناقصه نیز بوده و در این مورد هم به کار می رود .

سیاهه تجاری COMMERCIAL INVOICE

سیاهه تجاری یکی از مهم ترین انواع اسناد تجاری می باشد که فروشنده کالا به نام خریدار صادر و به همراه انواع اسناد تجاری بر طبق قرارداد فروش برای خریدار ارسال می نماید .

هنگامی که فروشنده کالا ی مورد قرارداد را آماده حمل نمود قیمت و سایر مشخصات و اطلاعات مربوط به کالا را در سیاهه تجاری تنظیم می نماید تا برای خریدار مستقیما یا از طریق بانک کارگزار خود ( بسته به نوع قرارداد ) ارسال نماید .

در سیاهه تجاری معمولا بایستی اطلاعات زیر مندرج شده باشد :

• نام و آدرس فروشنده و خریدار کالا روی کاغذ مارک دار و تاریخ صدور سیاهه
• شماره سفارش یا قرارداد , مقدار کالا , شرح کامل , قیمت واحد و ذکر کلیه هزینه های دیگری که قبلا هنگام عقد قرارداد ذکر گردیده و در قیمت واحد کالا به حساب منظور شده است و همچنین قیمت کل و کالا و هزینه ها
• وزن کالا , تعداد بسته ها و علامت حمل و همچنین شماره آن
• شرایط تحویل و همچنین شرایط پرداخت
• در صورتی که نام کشتی حمل کننده کالا مورد تقاضا ی خریدار باشد , د رسیاهه بایستی قید شود

گمرکات بعضی از کشورهای وارد کننده مشخصات زیر را نیز مطالبه می نمایند :

• سیاهه تجاری که توسط فروشنده امضاء شده باشد .
• کشور ساخت کالا د رسیاهه قید شود .
• بندر بارگیری و تخلیه یا مکان بارگیری و تحویل در سیاهه مشخص گردد.

همچنین در صورتی که درخواست شده باشد جزئیات و هزینه حمل و هزینه بیمه به صورت مجزا مشخص شود.

سیاهه گواهی شده : CERTIFIED INVOICE

سیاهه گواهی شده عبارت از سیاهه تجاری است که در آن فروشنده گواهی کرده است :

• کالا طبق قرارداد منعقده یا پیش سیاهه می باشد
• کالا ساخت کشور معین می باشد یا ساخت کشورهای ممنوع شده در قرارداد نمی باشد
• هر مشخصات دیگری که خریدار از فروشنده درخواست نماید فروشنده در زیر سیاهه تجارتی نوشته و گواهی نماید

معمولا از فروشندگان و صادر کننده چنین سیاهه ای خواسته می شود سیاهه مزبور را به تائید اطاق بازرگانی محل یا مقام رسمی بازرگانی محل نیز برسانند .

۴- سیاهه تائید شده : LEGALISED INVOICE

بعضی از کشورها از فروشندگان کالا درخواست می نماید که سیاهه تجاری توسط سفارت یا کنسولگری کشور خریدار در فروشنده کالا گواهی شود در این حالت سیاهه امضاء شده توسط فروشنده , پس از گواهی توسط اطاق بازرگانی محل توسط سفارت نیز گواهی می گردد.

این سیاهه را VISAED INVOICE نیز نامیده و بعضی از کشورهای خاورمیانه چنین سیاهه هایی را مطالبه می نمایند .

۵- سیاهه کنسولی : COSULAR INVOICE

بعضی از کشورها از وارد کنندگان سیاهه کنسولی مطالبه می نمایند .این سیاهه که فرم چاپی بوده و توسط سفارتخانه های کشور فروشنده در اختیار فروشندگان قرار می گیرد و توسط فروشنده پر شده و سپس توسط سفارتخانه ممهور به مهر می گردد و هزینه آنها توسط فروشنده پرداخت می گردد.

بعضی از کشورهای آمریکای جنوبی تقاضا می نمایند که در سیاهه کنسولی , کشور سازنده کالا قید شده باشد و این موضوع بدان جهت است که قیمت فروش کالا با قیمت جاری کالای مذکور در بازار داخلی کنترل شود تا مشخص گردد که کشور خریدار دچار دامپینگ (*) DUMPING نشده است .

ثانیا از لحاظ اتخاذ مبنائی جهت اخذ عوارض توسط مقامات گمرک کشور وارد کننده به کار برده می شود .

شرایط سیاهه کنسولی به شرح زیر می باشد :

• فرم سیاهه کنسولی بایستی د رکاغذ مارک دار وممهور به مهر و امضاء سفارتخانه یا کنسولگری کشور خریدار در کشور فروشنده باشد .
• اگر در اعتبار ۲ نسخه سیاهه کنسولی در خواست شده باشد هر دو نسخه بایستی د رفرم مارک دار کنسولی و ممهور به امضاء سفارتخانه یا کنسولگری کشور خریدار باشد معمولا در این حالت کپی نسخه اول مورد قبول نمی باشد .
• علامت حمل ,تعداد بسته ها, وزن و شماره جواز ورود کالا در سیاهه کنسولی بایستی برابر با آنچه در سیاهه تجاری و یا بارنامه قید شده, باشد.
• هیچ تغییر و یا اصلاحیه ای نباید در سیاهه کنسولی وجود داشته باشد و در صورتی که فروشنده.بخواهد جمله ای را اصلاح نماید بایستی آن را جداگانه در یک برگ اصلاحیه به ضمیمه فرم سیاهه کنسولی که به امضا سفارتخانه.مورد نظر رسیده باشد , ارائه نماید .
• شرایط حمل مانند FOB , C&F, CIF بایستی همانطور که در سیاهه تجاری آمده در سیاهه کنسولی نیز قید گردد.
• نام کشتی حمل کننده کالا در سیاهه کنسولی بایستی با نام کشتی قید شده در بارنامه مطابقت داشته باشد .

گواهی مبدا : CERTIFICATE OF ORIGIN

گواهی مبدا سندی است که نام کشور سازنده کالا د رآن مشخص می شود . این سند با وجودی که در بعضی از کشورها توسط فروشنده یا نماینده او پرمی شود ولی معمولا در فرم ارائه شده توسط اطاق بازرگانی محل پر شده و توسط آن اطاق نیز گواهی می گردد.

در متن این سند شرح کالا و کشور سازنده آن قید گردید . و توسط اطاق بازرگانی با دست امضاء شده و ممهور به مهر اطاق بازرگانی محل نیز می شود .

این سند ممکن است در ترکیب با سیاهه توسط فروشنده صادر گردد. گواهی ارزش کالا و ساخت کالا در کشورهای مشترک المنافع , ترکیبی از سیاهه و گواهی ساخت بوده و نمونه ای از این قبیل است .

همچنین ممکن است گواهی مبدا توسط موسسه ثالثی مانند اطاق بازرگانی محل نیز صادر و گواهی گردد .

در اعتبارات اسنادی در صورتی که گواهی مبدا مطالبه شده و جزئیات و مشخصات دیگری در آن قید نشده باشد بانک , گواهی.مبدا را همانگونه که ارائه شده قبول می نماید .

لیست بسته بندی و مشخصات کالا :PACKING LIST & SPECIFICATION

این اسناد تجاری نشان دهنده جزئیات کالا ی بسته بندی شده بوده و اغلب مسئولین گمرکات جهت بررسی محتویات.داخلی صندوق و یا کارتن از آن استفاده می نمایند .

در لیست بسته بندی نیازی به ذکر ریز قیمت هر واحد کالای بسته بندی شده نمی باشد و به همین جهت در PACKING LIST قیمت ریز کالای بسته بندی شده قید نمی شود ولی در لیست مشخصات SPECIFICATION قیمت ریز کالای بسته بندی شده قید می گردد .

گواهی وزن : WEIGHT CERTIFICATE

این گواهی توسط فروشنده و یا عمدتا توسط شخص ثالثی صادر می گرددو صرفا نشان دهنده وزن کالا است که.بایستی با مقدار وزن نشان داده شده در انواع اسناد تجاری دیگر مطابقت داشته باشد .

گواهی ( کیفیت و بازرسی ) کارخانه یا سازنده کالا ( فروشنده ) ( MANUFACTURER’S OR SUPPLIER’S QUALITY OR INSPECTION CERTIFICATE )

سندی است که به موجب آن کارخانه یا تهیه کننده کالا اعلام می نماید که کالا را بررسی نموده و گواهی می کند که کالا مطابق با قرارداد منعقده و یا پیش سیاهه می باشد .

طبق مقررات متحدالشکل اعتبارات اسنادی , بانک هر سندی را که به عنوان گواهی کیفیت و بازرسی کالا ارائه شده باشد قبول می کند مگر اینکه مشخصات آن در متن اعتبار دقیقا تعیین شده باشد .

گواهی بازرسی کالا توسط شخص ثالث :THIRD PARTY INSPECTION CERTIFICATE

این نوع گواهی بازرسی کالا توسط اشخاص ثالث یا موسسه بازرسی مستقلی صادر می گردد . این موسسات.کالا را از نظر کمی و کیفی ( بستگی به نوع قرارداد و یا شرایط تعیین شده در اعتبارات اسنادی ) بازرسی نموده و گواهی می نماید که کالا را در زمان.حمل و یا در انبار کارخانه بررسی نموده و آن را برابر با مشخصات داده شده یافته اند و یا این که مشخصات کالا را دقیقا در گواهینامه ذکر می نمایند .

موسسات خریدار جهت جلوگیری از ضرر و زیانی که ممکن است در اثر عدم تطابق کالا با مشخصات.ذکر شده در اعتبار به آنها وارد آید , مسئولیت بازرسی و کنترل کالا را به موسسات مستقلی که به شرکت های بازرسی معروفند محول می نمایند .

زیرا معمولا با توجه به شرایط اعتبار ممکن است امکان بازرسی کالا توسط خریدار و یا نماینده اوموجود نباشد و به علاوه اکثرا فروشندگان به علت آن که بازرسی کالا توسط خریدار , کنترل پرداخت را کاملا د راختیار خریدار قرار می دهد از قبول شرایطی که در آن گواهی بازرسی کالای صادره توسط خریدار ذکر شده باشد , امتناع می ورزند لذا در چنین وضعیتی بازرسی کالا توسط شرکت های بازرسی مستقل , در زمینه کنترل شرایط کمی و کیفی کالا به خریدار کمک می نماید .

در موارد متعددی دیده شده است که این موسسات بازرسی , علی رغم عدم تطابق شرایط کالا گواهی بازرسی را صادر نموده اند که پس از شکایت خریدار آنها به دادگاه فرا خوانده شده و از آن آنان به نفع خریدار خسارت دریافت شده است .

گواهی تجزیه سازنده سازنده کالا :MANUFACTURER ANYLYSIS CERTIFICATE

این گواهی اجزاء ومواد اولیه و نسبت های آنها د رساخت مواد شیمیایی و داروئی را به وسیله تجزیه بیان می نماید . در بعضی موارد صدور این گواهی توسط یک لابراتور یا موسسه مستقل در خواست می گردد.

گواهی لیست سیاه :BLACK- LIST CERTIFICATE

کشورهائی که در حال جنگ با کشور دیگری بوده و یا به لحاظ روابط تیره سیاسی با کشوری , خرید از کشور مزبور را ممنوع اعلام داشته اند تقاضای ارائه گواهی فوق را می نمایند . در این سند اطلاعات ذیل می تواند در خواست شود:

• کالا ساخت کشور مورد نظر نیست .
• طرفهای درگیر در فرآیند معامله ( از قبیل کارخانه سازنده کالا , بانک , شرکت بیمه , شرکت حمل کننده کالا و غیره ممکن است دارای روابط دوستانهای با چنین کشور خارجی باشند ) در لیست سیاهه قرار نداشته باشند .
• وسیله نقلیه ای که کالا را حمل می نماید نبایستی در بنادر آن کشور توقف نماید مگر اینکه به علت خاص.مجبور به توقف باشد .

البته موسسات و اطاق های بازرگانی اکثر کشورهای از دادن چنین گواهینامه ای اکراه دارند .

گواهی بهداشت و سلامت دام : HEALT VETERINARY AND SANNITARY CRTIFICATE

این نوع گواهینامه که برای خرید کالاهای خوراکی و دامی و پوست دام و حیوانات می باشد معمولا توسط مقامات کشور خریدار درخواست می گردد و صحت آن بایستی توسط مقامات بهداری , کشاورزی و یا دامپروری کشور فروشنده تائید شده باشد .

گواهی ضد عفونی : FUMIGATION CERTIFICATE

این گواهی معمولا هنگامی صادر می گردد که مقامات بهداشت و بهداری کشور خریدار چنین گواهینامه ای را در هنگام.ورود کالا درخواست نمایند و لذا فروشنده موظف است کالاهای کشاورزی را قبل از بارگیری ضد عفونی نموده و مقامات.بهداشت کشور فروشنده نیز گواهی و تائید نمایند که کالای.فروخته شده عاری از هر نوع آفت گیاهی می باشد .

البته بایستی توجه نمود که شرکت حمل کننده کالاهای کشاورزی نیز موظف است قبل از بارگیری انبارهای خودرا ضد عفونی نماید و چنانچه به علت عدم ضد عفونی کالای مربوط خسارت ببیند مسئولیت آن متوجه شرکت حمل و نقل خواهد بود .